Ym mis Mawrth 2023, cyhoeddodd AGIC ei hadroddiad ar ôl adolygiad yn asesu ansawdd y trefniadau rhyddhau a oedd ar waith ym Mwrdd Iechyd Prifysgol Cwm Taf Morgannwg (BIPCTM) ar gyfer oedolion a oedd yn cael eu rhyddhau o wasanaethau iechyd meddwl i gleifion mewnol i'r gymuned.
Gwnaeth yr adroddiad 40 o argymhellion ar gyfer gwella, ac wrth ystyried canfyddiadau'r adolygiad, roeddem am ddeall a oedd y materion a nodwyd yn codi mewn gwasanaethau iechyd meddwl eraill yng Nghymru. Felly, gofynnwyd i bob bwrdd iechyd ystyried yr adroddiad ac ymateb i'r argymhellion.
Cafodd AGIC ymatebion gan bob un o'r byrddau iechyd a dadansoddodd y wybodaeth a'r dystiolaeth ategol. Roedd ansawdd a manylder yr ymatebion yn amrywio, a'n bwriad yw y bydd yr ymarfer hwn yn llywio'r gweithgarwch sicrwydd parhaus rydym yn ei gynnal mewn perthynas â gwasanaethau iechyd meddwl. Mae'r materion mwyaf sylweddol sydd angen eu gwella mewn gwasanaethau yn ymwneud â chyfathrebu wrth gynllunio i ryddhau cleifion, mynediad amserol i'r staff at gofnodion clinigol electronig a phrosesau monitro ar ôl rhyddhau cleifion.
Trefniadau cynllunio rhyddhau
Ar y cyfan, cawsom lefel wael o sicrwydd ynglŷn â'r prosesau cynllunio rhyddhau sydd ar waith. Roedd hyn yn cynnwys rowndiau ward, gweithio mewn ffordd gydgysylltiedig a chyfathrebu rhwng timau, dull cyfannol o gynllunio a pharatoi ar gyfer rhyddhau cleifion, a phrosesau cynllunio mewn argyfwng neu gynllunio wrth gefn. Mae'n amlwg o'r ymarfer hwn bod yn rhaid i'r byrddau iechyd ganolbwyntio ar gryfhau eu trefniadau cyfathrebu er mwyn ei gwneud yn haws i dimau rannu gwybodaeth am gynllunio gofal a thriniaeth yn ystod cyfnod cleifion yn yr ysbyty ac ar ôl iddynt gael eu rhyddhau, er mwyn sicrhau diogelwch cleifion.
Systemau rheoli cofnodion clinigol cleifion
Mae'r adroddiad ar adolygiad BIPCTM yn tynnu sylw at bryderon mawr ynglŷn â gallu'r staff i gael gafael ar wybodaeth electronig mewn modd amserol, gan fod sawl system yn cael ei defnyddio. Mae'n achos pryder nodi bod gan y rhan fwyaf o'r byrddau iechyd hefyd sawl system electronig ar waith i gofnodi a rhannu gwybodaeth am gleifion. O ganlyniad, ni allwn gael sicrwydd nad yw'r canfyddiadau ynglŷn â gwasanaethau iechyd meddwl BIPCTM o ran cael gafael ar wybodaeth mewn modd amserol yn cael eu hadlewyrchu mewn gwasanaethau iechyd meddwl eraill ledled Cymru.
Nid oedd y rhan fwyaf o'r byrddau iechyd yn glir a yw pob aelod o'u staff gwasanaethau cleifion mewnol a chymunedol yn gallu defnyddio'r gwahanol systemau cofnodion clinigol. Nid oedd yn glir ychwaith a yw pob aelod o'r staff wedi cael hyfforddiant ac arweiniad i sicrhau defnydd cyson a phriodol o systemau cofnodion clinigol. Mae hyn yn cynnwys dogfennu cynlluniau gofal a thriniaeth sylfaenol cleifion, yn ogystal ag asesu a gwerthuso hynt cleifion yn effeithiol. Felly, gall hyn achosi risg i ddiogelwch cleifion oherwydd heriau wrth gael gafael ar wybodaeth am cleifion a'r gallu i'w chofnodi a'i hadolygu mewn modd amserol.
Mae AGIC yn credu y dylai'r problemau o ran systemau rheoli cofnodion clinigol cleifion gael eu hystyried a'u hadolygu ar sail Cymru gyfan. Fodd bynnag, nes y cawn ateb i'r broblem hon, mae'n allweddol bod pob un o'r byrddau iechyd yn ystyried systemau rheoli cofnodion clinigol eu gwasanaethau iechyd meddwl, er mwyn sicrhau bod mesurau lliniaru ar waith sy'n galluogi timau i gyfathrebu mewn ffordd ddiogel ac effeithiol, a hynny er mwyn lleihau'r risg o niwed a sicrhau bod popeth o fewn eu gallu yn cael ei wneud i ryddhau cleifion yn ddiogel o wasanaethau i gleifion mewnol, a bod cleifion yn cael y gofal a'r cymorth cywir ar ôl cael eu rhyddhau o'r ysbyty.
Monitro ar ôl rhyddhau cleifion
Mae Canllawiau NICE yn nodi, pan gaiff claf ei ryddhau o uned i gleifion mewnol, fod yn rhaid i'r seiciatrydd ymgynghorol i gleifion mewnol gwblhau llythyr cyngor adeg rhyddhau ac anfon copi o'r llythyr hwnnw drwy e-bost at feddyg teulu'r claf o fewn 24 awr i'w ryddhau. Nid oedd pob ateb yn rhoi sicrwydd a oedd yn cadarnhau y cydymffurfir yn effeithiol â'r canllawiau hyn. At hynny, cymysg fu'r ymateb i ddangos bod gwybodaeth hefyd yn cael ei rhoi i gleifion er mwyn esbonio eu hawliau i hunangyfeirio yn unol â Mesur Iechyd Meddwl (Cymru) 2010.
Mae Canllawiau NICE hefyd yn nodi y dylid anfon crynodeb rhyddhau at feddyg teulu'r claf ac unrhyw wasanaethau eraill sy'n ymwneud â gofal y claf o fewn wythnos i'r dyddiad rhyddhau. Er bod ymatebion y byrddau iechyd wedi rhoi manylion yn cadarnhau bod crynodebau rhyddhau yn cael eu hanfon, nid oedd yn amlwg at bwy roeddent yn cael eu hanfon.
Cadarnhaodd y rhan fwyaf o'r byrddau iechyd y trefniadau a oedd ar waith i sicrhau bod cleifion yn cael cyswllt dilynol o fewn tridiau i'w rhyddhau, yn unol â'r canllawiau cenedlaethol. Fodd bynnag, roedd yr ymatebion yn dangos diffyg pwyslais ar drefniadau archwilio er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth â chanllawiau cenedlaethol ar fonitro trefniadau rhyddhau. Felly, ni chawsom sicrwydd bod y byrddau iechyd yn gallu rhoi sicrwydd iddynt hwy eu hunain bod eu gwasanaethau iechyd meddwl yn cydymffurfio, ac mae angen gwaith i gryfhau hyn ledled Cymru.
