Canllawiau ar gofrestru fel darparwr gofal iechyd annibynnol

Adran 1: Yr hyn y dylech ei ystyried cyn gwneud eich cais

     A. Y rheoliadau a all fod yn gymwys i'r gwasanaeth y byddwch yn ei ddarparu.

Rhaid i bob ymgeisydd gyflwyno ffurflen ymholiad cofrestru AGIC er mwyn i AGIC benderfynu a oes angen cofrestru ac, os felly, pa ddosbarth o gofrestriad sydd ei angen. 

Adran 2: Ymholiad Cofrestru

A. Os oes angen cofrestru ag AGIC

B. Os nad oes angen cofrestru ag AGIC

C. Gofyniad cyfreithiol i gofrestru

Cam 1 Adran 1: Yr hyn y dylech ei ystyried cyn gwneud eich cais

A. Rheoliadau a all fod yn gymwys i chi

Os bydd darparwr am gynnal gwasanaeth a gwmpesir gan y gofyniad i gofrestru, fel y'i nodir yn Neddf Safonau Gofal 2000 a Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011, mae'n ofynnol iddo gofrestru ag AGIC. 

Drwy gofrestru ag AGIC, mae'r rheoliadau canlynol hefyd yn gymwys Rheoliadau Cofrestru Gofal Cymdeithasol a Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2002 a Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Ffioedd) (Cymru) 2011.

Y Safonau Gofynnol Cenedlaethol

Mae'r Safonau Gofynnol Cenedlaethol yn adnodd i ddarparwyr ei ddefnyddio.  Maent yn cynnwys canllawiau ar yr hyn y mae angen i chi ei roi ar waith er mwyn i chi gael cofrestru, yn ogystal â'r hyn y bydd angen i chi ei wneud ar ôl cofrestru.  Bydd angen i chi ymgyfarwyddo â hyn cyn i chi allu datgan cydymffurfiaeth lawn ar eich ffurflen gais. 

Rheoliadau eraill
 Rhaid i chi hefyd sicrhau bod eich gwasanaeth yn cydymffurfio â chyfreithiau ehangach, er enghraifft rhaid i chi fodloni gofynion iechyd a diogelwch perthnasol a sicrhau bod y caniatâd cynllunio perthnasol gennych. 

*Gwasanaethau sy'n cynnig triniaethau IPL/laser 

Nodwch fod angen i ni weld gwybodaeth benodol am ganiatâd cynllunio ar gyfer y gwasanaethau hynny sy'n cynnig triniaethau IPL a laser. 

Cam 1 Adran 2: Cyflwyno ffurflen ymholiad cofrestru AGIC

Proses Ymholiad Cofrestru AGIC 

Bydd yn ofynnol i'r ymgeisydd gwblhau ffurflen ymholiad cofrestru AGIC. Gellir cyflwyno'r ffurflen hon ar-lein neu drwy e-bost i agic.cofrestru@llyw.cymru 

Rhaid iddi gael ei chwblhau â digon o wybodaeth er mwyn i AGIC allu penderfynu a oes angen i'r gwasanaeth gofrestru ag AGIC. Mae'r ffurflen ymholiad cofrestru wedi'i strwythuro er mwyn sicrhau bod AGIC yn cael y wybodaeth sydd ei hangen i benderfynu ar ganlyniad. Darperir y canlyniad i chi yn ysgrifenedig. 

Ni all y tîm cofrestru roi cyngor dros y ffôn ynghylch p'un a oes angen cofrestru ai peidio oherwydd mân wahaniaethau deddfwriaethol a'r gofyniad i ddogfennu ein penderfyniad ar gyfer pob achos. 

B. Os oes angen cofrestru ag AGIC

Bydd AGIC yn anfon llythyr canlyniad ymholiad cofrestru atoch drwy e-bost er mwyn esbonio'r rheswm (rhesymau) pam mae angen i chi gofrestru. Os ydych yn bwriadu bwrw ati i ddarparu'r gwasanaethau hyn, caiff cyfarwyddiadau ar sut i gyflwyno cais i gofrestru eu cynnwys yn y llythyr canlyniad hwn. 

Mae AGIC yn disgwyl i geisiadau i gofrestru gael eu cyflwyno drwy borth diogel, sef Objective Connect, er mwyn sicrhau bod gwybodaeth a rennir rhwng yr ymgeisydd ac AGIC yn ddiogel ac yn gyfrinachol. Rhoddir manylion am sut i sefydlu'r cyswllt diogel yn y llythyr canlyniad. 

Ymdrinnir â'r broses gwneud cais yn fanylach yn yr Adrannau canlynol. 

C. Os penderfynir nad oes angen cofrestru ag AGIC

Bydd AGIC yn anfon llythyr canlyniad ymholiad cofrestru atoch drwy e-bost er mwyn esbonio'r rheswm (rhesymau) pam nad oes angen cofrestru'r gwasanaeth a ddisgrifiwyd. Ni fydd angen i chi gymryd unrhyw gamau pellach. 

Fodd bynnag, nodwch fod ein penderfyniad yn seiliedig ar y wybodaeth a ddarperir gennych ar yr adeg honno. Efallai y bydd newidiadau i'ch gwasanaeth yn y dyfodol yn ei gwneud yn ofynnol i chi ei gofrestru. Felly, mae'n bwysig eich bod yn ystyried y gofyniad posibl i gofrestru yn sgil unrhyw newidiadau a wneir i'r gwasanaeth a ddarperir.

D. Gofyniad cyfreithiol i gofrestru

Mae cynnal neu reoli gwasanaeth gofal iechyd annibynnol heb gofrestriad yn drosedd o dan adran 11 o Ddeddf Safonau Gofal 2000.

Ceir rhagor o wybodaeth sy'n nodi pwy sydd angen cofrestru, canllawiau ar broses gofrestru AGIC a'r ffurflenni cais perthnasol ar ein gwefan https://www.agic.org.uk/darparu-gwasanaeth-gofal-iechyd 

Adran 1: Paratoi eich cais i gofrestru ag AGIC 

A. Llenwi eich ffurflen gais

Cwblhau gwybodaeth ategol. 

B. Datganiad o Ddiben 

C. Canllaw i Gleifion

D. Cyfeiriadau

E. Polisïau a gweithdrefnau

F. Yr adeilad 

G. Gwybodaeth arall i'w chynnwys gyda'ch cais

H. Manylion y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS)

Adran 2: Cyflwyno eich cais

I. Ceisiadau anghyflawn neu wybodaeth sydd ar goll

J. Newid eich cais ar ôl ei gyflwyno

Adran 3: Ffioedd cofrestru

K. Ffioedd i'w talu 

Cam 2 Adran 1: Paratoi eich dogfennau cais i gofrestru ag AGIC

A. Llenwi eich ffurflen gais

Byddai'n well gan AGIC petai'r ffurflen hon yn cael ei chwblhau'n electronig ac mae ar gael yn Cofrestru fel darparwr gofal iechyd annibynnol | Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru (agic.org.uk)

Os na allwch lenwi ein ffurflen yn electronig, ac y caiff ei chwblhau ar ffurf copi caled, dylech ddefnyddio priflythrennau bloc.  Os bydd angen copi caled o'r ffurflen arnoch, cysylltwch â ni a gallwn ei bostio atoch. 

Unigolion a Sefydliadau – canllaw cam wrth gam

Gallwch ddefnyddio'r adran hon o'r cyfarwyddyd ar y cyd â'ch ffurflen gais wrth i chi ei llenwi.

Adran 1: Gwybodaeth Ofynnol

Rhaid i'r adran hon gael ei chwblhau er mwyn dangos bod yr holl wybodaeth ofynnol ar gyfer cais cyflawn i gofrestru wedi'i chynnwys. 

Adran 2: Y Gwasanaeth (rhan A)

Mae'r adran hon yn eich holi am safle'r lleoliad ac yn nodi'r math o wasanaeth rydych yn ei gofrestru yn unol â'r Rheoliadau. 

Adran 3: Manylion yr ymgeisydd

Mae'r adran hon yn gofyn am y wybodaeth sylfaenol am yr ymgeisydd gan gynnwys manylion cyswllt a manylion y cwmni (os yw'n sefydliad). 

Adran 4: Y Gwasanaeth (rhan B)

Mae'r adran hon yn gofyn cwestiynau mwy penodol am y gwasanaeth, amgylchedd y lleoliad a hyfywedd ariannol y darparwr.

Adran 5: Gwybodaeth Personél 

Mae'r adran hon yn gofyn am ragor o fanylion am eich hanes cofrestru blaenorol, hanes cyflogaeth, hanes meddygol, gwiriadau gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ac unrhyw gofrestriad proffesiynol. 

Adran 6: Cydraddoldeb, amrywiaeth a hawliau dynol

Mae'r adran hon yn gofyn sut y byddwch yn sicrhau bod cydraddoldeb, amrywiaeth a hawliau dynol yn cael eu hyrwyddo yn y lleoliad.

Adran 7: Datganiad y cais  

Mae'r adran hon yn gofyn i chi lofnodi a dyddio'r ffurflen gan ddatgan bod y wybodaeth a ddarparwyd gennych yn gywir. Gallwn dderbyn llofnodion electronig ar gyfer y ffurflen hon.   Mae gwneud datganiad ffug neu anwir yn fwriadol yn drosedd o dan Adran 27 o Ddeddf Safonau Gofal 2000.  Sicrhewch fod pob unigolyn a enwir yn Adran 3 wedi llofnodi'r adran llofnod awdurdodi. Mae manylion ble i anfon y cais hefyd wedi'u cynnwys yn yr adran hon. 

Gwybodaeth Ategol

B. Datganiad o Ddiben 

Mae Rheoliad 6 ac Atodlen 1 i Reoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011 yn nodi'r wybodaeth y mae'n ofynnol ei chynnwys yn eich Datganiad o Ddiben. 

Mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith i bob darparwr gwasanaeth lunio Datganiad o Ddiben a dylai gynnwys manylion penodol am eich gwasanaeth, y triniaethau a roddir, i bwy (oedran), gan bwy ac unrhyw gyfarpar a ddefnyddir. 

Nodwch fod y Datganiad o Ddiben yn ddogfen gyhoeddus. Felly, dylech ystyried y cynnwys yn ofalus o ran beth fydd ar gael i'r cyhoedd.

Rhaid i'ch Datganiad o Ddiben gynnwys y canlynol:

• Nodau ac amcanion eich gwasanaeth 
• Manylion y Darparwr Cofrestredig 
• Manylion y Rheolwr Cofrestredig 
• Gwybodaeth am y staff 
• Gwasanaethau, Triniaethau a Chyfleusterau 
• Barn y cleifion 
• Trefniadau ar gyfer ymweld â'ch gwasanaeth 
• Cwynion 
• Preifatrwydd ac Urddas 
• Y dyddiad  y cytunwyd ar y Datganiad o Ddiben. 

Darperir canllawiau pellach yn Atodiad B ac yn y templed ar gyfer y Datganiad o Ddiben. 

Rydym wedi darparu templed ar gyfer y Datganiad o Ddiben fel canllaw yn unig.  Os oes gennych Ddatganiad o Ddiben sy'n bodloni'r holl ofynion eisoes, nid oes angen i chi ei ailysgrifennu gan ddefnyddio'r templed.

Ni fydd AGIC yn prosesu cais i gofrestru heb Ddatganiad o Ddiben cyfredol a chyflawn. 

Byddwn yn defnyddio eich Datganiad o Ddiben i'n helpu i lunio barn ynghylch a yw eich gwasanaeth yn cyrraedd y safonau perthnasol.  Felly, dylai'r Datganiad o Ddiben gynnwys digon o fanylion i roi darlun clir i'r darllenwr o'r math o wasanaeth a ddarperir gennych a'r bobl sy'n defnyddio eich gwasanaeth. 

Mae'n ofynnol i chi adolygu eich Datganiad o Ddiben yn rheolaidd a rhaid i chi ein hysbysu am unrhyw newidiadau iddo, o leiaf 28 diwrnod cyn y disgwylir i'r newidiadau ddod i rym. Os byddwch yn methu â chynnal y Datganiad o Ddiben neu'n methu â hysbysu AGIC am newidiadau, mae'n bosibl y bydd AGIC yn cymryd camau gorfodi yn eich erbyn. 

Byddwn yn cyfeirio at eich Datganiad o Ddiben pan fyddwn yn cynnal arolygiad er mwyn sicrhau bod y gwasanaethau a'r driniaeth rydych yn eu darparu fel y'u disgrifir yn eich Datganiad o Ddiben. Ni ddylech ddarparu triniaethau na gwasanaethau cofrestradwy nas cwmpesir gan eich Datganiad o Ddiben. Os byddwch yn gwneud hynny, mae'n bosibl y bydd AGIC yn cymryd camau gorfodi yn eich erbyn.

C. Canllaw i Gleifion 

Mae Rheoliad 7 o Reoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011 yn nodi'r wybodaeth y mae'n ofynnol ei chynnwys yn eich canllaw i gleifion. 

Yn ôl y gyfraith, mae'n ofynnol i bob darparwr gwasanaeth lunio canllaw i gleifion ac mae'n rhaid iddo roi gwybodaeth i gleifion am y gwasanaeth y byddant yn ei gael. Dylid rhoi'r canllaw i bob claf ac unrhyw berson sy'n gweithredu ar ran claf. 

Yn ôl y gyfraith, rhaid i'r canllaw i gleifion gynnwys y canlynol:

• Crynodeb o'r Datganiad o Ddiben 
• Telerau ac amodau gwasanaethau sydd i'w darparu i gleifion, gan gynnwys gwybodaeth lawn am daliadau 
• Math safonol o gontract ar gyfer y gwasanaethau a'r cyfleusterau a ddarperir 
• Crynodeb o'r cwynion 
• Crynodeb o safbwyntiau cleifion ac eraill 
• Cyfeiriad a rhif ffôn swyddfa briodol yr awdurdod cofrestru 
• Gwybodaeth am sut i gael copi o'r adroddiad arolygu diweddaraf a luniwyd gan yr awdurdod cofrestru 

Darperir canllawiau pellach yn Atodiad C ac yn y templed ar gyfer y Canllaw i Gleifion. 

Rydym wedi darparu templed ar gyfer y canllaw i gleifion fel canllaw yn unig. Os oes gennych ganllaw i gleifion sy'n bodloni'r holl ofynion eisoes, nid oes angen i chi ei ailysgrifennu gan ddefnyddio'r templed.

D. Geirdaon

Mae angen geirdaon ar gyfer pob unigolyn perthnasol. Mae'r Rhestr Wirio ar gyfer Gwneud Cais yn Atodiad A yn rhestru'r holl eirdaon sydd eu hangen. Mae hyn yn cynnwys:

• Geirda Meddygol Rheolwr Cofrestredig 
• Geirda Personol Rheolwr Cofrestredig x2 
• Geirda Ariannol Cwmni

Mae templedi ar gyfer ffurflenni geirda ar gael ar wefan AGIC Cofrestru fel gwasanaeth gofal iechyd annibynnol | Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru (agic.org.uk)

E. Polisïau a gweithdrefnau

Mae angen i chi ysgrifennu set o bolisïau a gweithdrefnau.  Mae Rheoliad 9 o Reoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011 yn nodi'r polisïau a'r gweithdrefnau y mae angen iddynt fod ar waith ar gyfer eich gwasanaeth. 

Bydd angen i chi ddarparu mynegai o'ch polisïau a'ch gweithdrefnau wrth wneud cais i gofrestru (mae templed ar gael ar ein gwefan). Fel rhan o'r broses gofrestru, byddwn yn gofyn am sampl o bolisïau a gweithdrefnau. Cyfrifoldeb y darparwr yw cynnal a diweddaru pob polisi a gweithdrefn. Fel gwasanaeth cofrestredig, gall AGIC ofyn am gael gweld y rhain unrhyw bryd, gan gynnwys yn ystod arolygiad. 

F. Yr adeilad
Bydd AGIC yn asesu eich cais yn seiliedig ar barodrwydd y gwasanaeth i ddiwallu anghenion cleifion.  Dylech sicrhau bod popeth yn ei le cyn gwneud cais i gofrestru eich gwasanaeth.

*Rwy'n cofrestru i ddarparu gwasanaethau laser/IPL – pa waith paratoi ychwanegol y bydd angen i mi ei wneud?

Rhaid i chi benodi Cynghorydd Diogelu rhag Laserau i helpu gyda'ch cais.  Bydd angen i chi hefyd roi rheolau lleol ar waith ar gyfer y protocolau peiriannau a thriniaethau ar gyfer pob triniaeth rydych yn bwriadu ei darparu.  Ceir rhagor o wybodaeth am hyn yn y Safonau Gofynnol Cenedlaethol ar gyfer Gofal Iechyd Annibynnol yng Nghymru, y ceir copi ohonynt yn www.agic.org.uk. 

G. Gwybodaeth arall i'w chynnwys gyda'ch cais

Rhaid i chi ddarparu'r wybodaeth ategol (fel y'i nodir yn y Rhestr Wirio ar gyfer Gwneud Cais yn Atodiad A) gyda'ch ffurflen gais wedi'i chwblhau.

Dylech hefyd roi gwybodaeth i ni am fusnesau eraill sy'n cael eu rhedeg ar yr un safle â'ch gwasanaeth.  Mae angen i'r wybodaeth hon nodi ble rydych yn rhannu'r defnydd o safleoedd a gwasanaethau. Er enghraifft, mynedfeydd, dŵr, trydan a nwy a beth yw eich cyfrifoldebau am gontractau a gwaith cynnal a chadw.

Os yw'r busnes yn ddarparwr arall a bod gennych unrhyw fuddiannau neu gyfrifoldebau rheoli mewn perthynas â'r cwmni, dylech gynnwys y rhain ar y ffurflen.

Hefyd, bydd angen i AGIC weld pa drefniadau sydd ar waith o ran Yswiriant Atebolrwydd Cyhoeddus neu pa drefniadau a fydd yn cael ei rhoi ar waith. 

H. Gwiriadau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS)

Bydd angen i'r darparwr sy'n cofrestru feddu ar dystysgrifau gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ar gyfer pob unigolyn perthnasol, gan gynnwys unrhyw un a fydd yn Rheolwr Cofrestredig. 

Ar gyfer y rheolwr cofrestredig, mae ffurflen gais AGIC yn gofyn am gadarnhad bod yr unigolyn sy'n gwneud cais i fod yn rheolwr cofrestredig naill ai wedi cofrestru â Gwasanaeth Diweddaru'r DBS (lle mae gwiriad manylach gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd wedi'i gynnal yn flaenorol sy'n cynnwys archwiliadau o'r rhestrau perthnasol o unigolion gwaharddedig), neu am gadarnhad bod angen i AGIC gwblhau gwiriad gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd gyda'r cais i gofrestru'r gwasanaeth. 

Os bydd yr unigolyn sy'n gwneud cais i fod yn rheolwr cofrestredig wedi cofrestru â Gwasanaeth Diweddaru'r DBS, gall AGIC ddefnyddio'r gwasanaeth hwn, gyda'ch caniatâd, i edrych ar eich cofnod gyda'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd. Bydd angen i AGIC weld y dystysgrif wreiddiol gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd hefyd. 

Fel arall, mae angen gwiriad manylach dilys gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, sydd wedi'i gydlofnodi gan AGIC, ac a roddwyd yn ystod y tair blynedd diwethaf, ar bob rheolwr sydd wedi'i gofrestru ag AGIC. Bydd angen i'r unigolyn sy'n gwneud cais i fod yn rheolwr cofrestredig wneud cais am wiriad gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd drwy AGIC. Er mwyn gwneud hyn, bydd angen i chi nodi hyn ar eich ffurflen cais i gofrestru ag AGIC. Bydd AGIC yn anfon ffurflen gais am Wiriad Manylach gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd drwy'r post i'r cyfeiriad penodedig. Ceir rhagor o wybodaeth am broses AGIC mewn perthynas â'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yma a cheir canllawiau ar gwblhau ffurflen y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn www.homeoffice.gov.uk/dbs

Cam 2 Adran 2: Cyflwyno eich cais

Rhaid i'r holl ddogfennaeth sy'n gysylltiedig â'r cais gael ei chyflwyno ar yr un pryd drwy'r porth diogel a sefydlir i brosesu eich cais. 

Nodwch y bydd AGIC yn gallu gwneud addasiadau rhesymol er mwyn helpu ymgeiswyr i gyflwyno ceisiadau i gofrestru, lle y bo angen. 

I. Ceisiadau anghyflawn neu wybodaeth sydd ar goll

Ni allwn brosesu ceisiadau anghyflawn.  Caiff ceisiadau anghyflawn eu gwrthod a'u dychwelyd. 

Os caiff eich cais ei wrthod am ei fod yn anghyflawn, byddwn yn rhoi gwybod i chi pa wybodaeth a oedd ar goll i'ch galluogi i'w ailgyflwyno os byddwch yn dymuno gwneud hynny. 

J. Newid eich cais ar ôl ei gyflwyno

Os bydd angen i chi ddiwygio eich cais, bydd yn rhaid i chi gadarnhau hyn yn ysgrifenedig, a byddwn yn dweud wrthych a all eich diwygiad gael ei dderbyn.  Bydd angen trafod a threfnu hyn gyda'r rheolwr cofrestredig penodedig. 

Bydd diwygiadau yn peri oedi ac mae'n bosibl y byddant yn golygu na fyddwn yn gallu prosesu eich cais. Efallai y bydd angen rhagor o wybodaeth arnom hefyd er mwyn cynnwys y newidiadau hyn.

Os bydd y newidiadau i'r cais yn rhai sylweddol, bydd yn rhaid i chi wneud cais newydd â ffi lawn. 

Cam 2 Adran 3: Ffioedd cofrestru

K. Ffioedd i'w talu 

Fel arfer, mae ffi gofrestru yn daladwy gyda'ch cais oni bai eich bod yn gymwys am eithriad. 

Ni chaiff y swm sydd i'w dalu ei bennu gan Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru ond yn hytrach fe'i nodir yn Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Ffioedd) (Cymru) 2011.  Mae manylion am ffioedd ar gael yma Ffioedd Gofal Iechyd Annibynnol | Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru (agic.org.uk) ac fe'u nodir yn Atodiad D.

Bydd AGIC yn darparu ffurflen i'r ymgeisydd ei chwblhau â gwybodaeth ariannol er mwyn gallu creu cyfrif Llywodraeth Cymru i alluogi'r ymgeisydd i dalu'r ffioedd perthnasol. 

Byddwn yn anfon anfoneb ar gyfer eich ffi gofrestru atoch drwy e-bost, ar ôl cael cadarnhad bod cais wedi'i gwblhau wedi dod i law. 

Ni fydd AGIC yn cynnal ymweliad cofrestru nac yn cofrestru eich gwasanaeth nes i'r ffi gofrestru gael ei thalu. 

Bydd y ffi gofrestru lawn yn daladwy o hyd ar gyfer unrhyw geisiadau a dynnir yn ôl neu a wrthodir. 
 

Adran 1 – Sut y byddwn yn asesu eich cais 

A. Y broses asesu

Adran 2 – Asesiad ariannol 

B. Geirda ariannol

C. Cwestiwn am weinyddu a methdaliad 

D. Datganiad am hyfywedd ariannol

Adran 3 – Asesiad meddygol 

E. Geirda meddygol

Adran 4 – Asesiad proffesiynol

F. Asesiadau rheoleiddiol

G. Geirdaon personol/proffesiynol

H. Cyfweliadau 'addasrwydd i ymarfer' â Rheolwyr Cofrestredig

Cam 3 Adran 1 – Sut y byddwn yn asesu eich cais

A. Y broses asesu

Mae pedwar cam i'n proses asesu ac rydym yn anelu at gwblhau pob cofrestriad o fewn 12 wythnos ar ôl cael cais wedi'i gwblhau'n llawn. 

Ar ôl cael cais, byddwn yn cynnal Gwiriad Cychwynnol Cam 1 er mwyn cadarnhau bod y wybodaeth ganlynol, o leiaf, wedi'i chyflwyno gyda ffurflen gais:

• Datganiad o Ddiben
• Canllaw i Gleifion
• Dau eirda personol/proffesiynol ar gyfer y rheolwr cofrestredig
• Geirda ariannol ar gyfer y sefydliad (os yw'n gymwys) 
• Mynegai polisïau a gweithdrefnau
• Cadarnhad bod gwiriad manylach wedi'i gynnal gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd neu ei fod wrthi'n cael ei gynnal
• Gwybodaeth am Yswiriant Atebolrwydd Cyhoeddus
• Ar gyfer laserau yn unig – adroddiad gan Gynghorydd Diogelu rhag Laserau, rheolau lleol a phrotocolau triniaeth wedi'u llofnodi.
• Cadarnhad bod caniatâd cynllunio priodol wedi'i geisio ar gyfer y gwasanaeth sydd i'w ddarparu.

Noder:  ni fyddwn yn gwirio cynnwys y dogfennau ar yr adeg hon ond byddwn yn cadarnhau a oes set gyflawn o ddogfennau cais wedi'i chyflwyno. 

Os bydd unrhyw un o'r dogfennau ar goll, byddwn yn dychwelyd eich cais fel un anghyflawn. 

Ar ôl i gais wedi'i gwblhau'n llawn ddod i law, bydd y tîm cofrestru yn dechrau Gwiriadau Ansawdd Cam 2:

• Ansawdd y wybodaeth a ddarparwyd.
• Canlyniad y geirdaon a gwiriadau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd a ddarparwyd. 

Noder: Os caiff gwiriad gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ei ddychwelyd yn nodi unrhyw droseddau rhestredig, byddwn yn cynnal cyfweliad DBS ychwanegol gyda chi. Ni fyddai trosedd restredig yn atal unigolyn rhag dod yn rheolwr cofrestredig yn awtomatig. 

Bydd angen rhagor o wybodaeth a dogfennaeth ar AGIC i ategu eich cais. Bydd y wybodaeth yn dibynnu ar y math o wasanaeth sy'n cael ei ddarparu a bydd yn ymwneud yn benodol â'r lleoliad. Os na fyddwch yn darparu'r wybodaeth ychwanegol ofynnol o fewn y terfynau amser a nodir, sef 10 diwrnod gwaith fel arfer, efallai y bydd AGIC yn gwrthod eich cais.

Yn ystod Cam 3 byddwn yn cynnal ein hymweliad cyn cofrestru â'r safle a'r cyfweliad ‘addasrwydd i ymarfer’ â'r rheolwr cofrestredig.

Yn ystod yr ymweliad cyn cofrestru â'r safle, byddwn yn asesu'r canlynol:

• Parodrwydd ac addasrwydd eich safle gan gynnwys gwiriadau amgylcheddol a gwiriadau iechyd a diogelwch.
• Y polisïau a'r gweithdrefnau llawn sydd ar waith gennych.

Ar yr adeg hon, byddwn hefyd yn cynnal y cyfweliad ‘addasrwydd i ymarfer’ â'r rheolwr cofrestredig. Gallai hyn ddigwydd yn ystod yr ymweliad â'r safle, dros Microsoft Teams neu efallai y byddwn yn eich gwahodd i ddod i'n swyddfa ym Merthyr Tudful. 

Bydd Cam 4 yn cynnwys asesiad terfynol o'ch cais i gofrestru yn seiliedig ar yr holl dystiolaeth a gwybodaeth a ddarparwyd fel rhan o'ch cais ac, os yw'n gymwys, dystiolaeth o'r ymweliad cyn cofrestru â'r safle a'r cyfweliad. 

Cam 3 Adran 2 – Asesiad Ariannol

B. Geirda ariannol

Mae Rheoliad 29 o Reoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011 yn ei gwneud yn ofynnol i chi gymryd pob cam rhesymol i sicrhau hyfywedd ariannol.  Rhaid i chi wneud yn siŵr eich bod wedi ystyried sut y byddwch yn ariannu'r busnes cyn ac yn ystod y broses gychwynnol ac yn barhaus.  Diben hyn yw sicrhau parhad gofal a thriniaeth i ddefnyddwyr y gwasanaeth os byddwn yn cofrestru eich gwasanaeth. 

Felly, rydym yn gofyn i chi ddarparu geirda ariannol sydd wedi'i lofnodi naill ai gan gynrychiolydd eich banc neu gyfrifydd.  Efallai y bydd angen i chi esbonio i'ch banc mai dim ond geirda sydd ei angen arnom ac nid gwiriad credyd llawn.  Mae ffurflen ar gyfer y geirda ar gael yma.  Bydd angen i'r ffurflen hon gael ei chyflwyno gyda'ch cais.  Os na fydd ar gael, bydd angen darparu prawf o gyswllt â'ch banc neu'ch cyfrifydd gyda'r cais. 

C. Cwestiwn am weinyddu a methdaliad 

Caiff y wybodaeth a ddarparwch ar gyfer y cwestiwn hwn ei barnu ar y cyd â'r dystiolaeth ategol am eich gallu i redeg neu reoli gwasanaeth.  Cewch gyfle i drafod y manylion yn llawn os bydd angen. 

D. Datganiad am hyfywedd ariannol

Rhaid i chi ddatgan eich bod yn cymryd pob cam rhesymol i barhau'n ariannol hyfyw er mwyn cyflawni eich nodau a'ch amcanion fel y'u nodir yn eich datganiad o ddiben.  Caiff eich datganiad ei gwblhau drwy roi tic mewn blwch ar y ffurflen gais, naill ai ‘ydy’ neu ‘nac ydy’. 

Wrth ystyried a fyddwch yn ariannol hyfyw, rydym yn eich cynghori'n gryf i fod wedi llunio cynllun busnes.  Dylai gynnig dadansoddiad cadarn a chynhwysfawr o'r holl gostau y byddwch yn eu hwynebu a dylai fod yn realistig iawn ynglŷn â'ch incwm tebygol.  Bydd angen i'ch cynllun busnes ddangos y bydd eich incwm yn fwy na'ch costau o fewn cyfnod rhesymol o amser, a bod gennych y cyllid i'ch galluogi i gyrraedd y safonau hanfodol.  Ni ddylech ddatgan eich hyfywedd ariannol oni fyddwch wedi dilyn y broses hon. 

Felly, os mai eich ateb i'r cwestiwn hwn yw ‘nac ydy’, efallai y byddwn yn cynnig y dylid gwrthod eich cais. 

Cam 3 Adran 3 – Asesiad Meddygol

Os oes gennych unrhyw gyflyrau iechyd corfforol neu gyflyrau iechyd meddwl a allai effeithio ar eich gallu i redeg neu reoli'r gwasanaeth rydych yn gwneud cais i'w gofrestru neu i weithio at ddibenion y gwasanaeth hwnnw, rhaid i chi ddatgan hynny. Caiff eich datganiad ei gwblhau drwy roi tic mewn blwch ar y ffurflen gais, naill ai ‘oes’ neu ‘nac oes’. 

Rhaid i chi ystyried a oes gennych salwch neu gyflwr meddygol a allai beri risg i chi neu eraill wrth ddarparu gwasanaethau. (Ceir cyfeiriad at hyn yn Rheoliad 10 o Reoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011).

E. Geirda meddygol

Mae angen i chi gyflwyno geirda meddygol sydd wedi'i lofnodi gan eich meddyg teulu. Mae ffurflen ar gyfer y geirda ar gael yma. Nodwch y bydd eich meddyg teulu o bosibl yn codi tâl am y geirda hwn.

Os bydd y wybodaeth a ddarperir ar eich ffurflen gais neu yn y geirda meddygol yn datgan bod gennych gyflwr a allai effeithio ar eich gallu i gyflawni eich rôl, byddwn yn trafod hyn â chi naill ai yn ystod y cam cyfweld neu cyn hynny.  Byddwn yn gofyn i chi ddweud wrthym am unrhyw addasiadau rhesymol rydych wedi'u rhoi ar waith er mwyn i chi allu gwneud eich gwaith a byddwn yn eu hystyried.

Os na fyddwn yn hyderus eich bod yn feddygol iach i fod yn berson cofrestredig, efallai y byddwn yn gwrthod eich cais.  Mae gennych yr hawl i apelio yn erbyn hyn.  Byddwn hefyd yn ystyried unrhyw ail farn y byddwch, o bosibl, am ei chael.

Cam 3 Adran 4 – Asesiad proffesiynol

F. Gofynion Rheoleiddiol

Mae Rheoliad 12 o Reoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011 yn amlinellu'r gofynion sy'n ymwneud ag ‘addasrwydd i ymarfer’ rheolwyr cofrestredig. 

Mae hyn yn cynnwys asesu'r canlynol:

• ‘A yw'n berson addas o ran ei uniondeb a'i gymeriad da’. Byddwn yn asesu hyn drwy'r wybodaeth a ddarperir ar eich ffurflen gais, gwiriad y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, geirdaon a'r cyfweliad.
• ‘A oes gan y person y cymwysterau, y sgiliau a'r profiad angenrheidiol i reoli'r sefydliad neu'r asiantaeth’.  Byddwn yn asesu hyn drwy'r cyfweliad, geirdaon a'r ffurflenni cais sy'n gofyn i chi gyflwyno eich hanes cyflogaeth llawn ar gyfer y 15 mlynedd diwethaf (neu eich gyrfa lawn os yw'n fyrrach).  Rhaid i chi roi esboniad ysgrifenedig o bob bwlch rhwng cyflogaeth i ni. 
• ‘A yw'r person yn ffit yn gorfforol ac yn feddyliol i wneud hynny’.  Byddwn yn asesu hyn drwy'r wybodaeth a ddarperir ar eich ffurflen gais, yn y cyfweliad a thrwy eirdaon, yn enwedig eich geirda meddygol.

G. Geirdaon Proffesiynol/Personol 

Mae angen i chi gyflwyno dau eirda proffesiynol neu bersonol gyda'ch cais. Mae ffurflen ar gyfer y geirda ar gael yma.  Rhaid i'r canolwyr allu wneud sylwadau ar eich cymhwysedd i reoli'r gwasanaeth ac ni ddylent fod yn perthyn i chi. Dylai un o'r canolwyr hyn fod wedi bod yn gyflogwr i chi am o leiaf dri mis. Efallai y byddwn yn cysylltu â'ch canolwr (canolwyr) os bydd gennym unrhyw bryderon am eich cais.  Er enghraifft, sawl swydd wahanol mewn cyfnod byr o amser neu fwlch mewn cyflogaeth heb esboniad amdano. 

H. Cyfweliadau ‘addasrwydd i ymarfer' â Rheolwyr Cofrestredig

Fel arfer, byddwn yn cynnal cyfweliadau ‘addasrwydd i ymarfer’ ar yr un diwrnod â'n hymweliad â'r safle, dros Microsoft Teams neu byddwn yn eich gwahodd i ddod i'n swyddfeydd ym Merthyr Tudful. 

Cyn y cyfweliad, byddwn yn anfon holiadur atoch i'w lenwi, a fydd yn holi am y Rheoliadau a'ch cyfrifoldebau fel rheolwr cofrestredig.  Rydym yn gofyn i chi ddychwelyd yr holiadur hwn atom cyn eich cyfweliad er mwyn i ni allu ymdrin ag unrhyw bwyntiau sy'n ymwneud â'r rheoliadau yn ystod y cyfweliad. 

Bydd dau aelod o staff AGIC yn cynnal y cyfweliad gan ofyn cwestiynau i chi am eich sgiliau, eich gwybodaeth a'ch profiad yn y maes y byddwch yn gweithio ynddo ac am yr hyn rydych wedi'i ysgrifennu ar y ffurflen gais neu eich cynlluniau ar gyfer y gwasanaeth.

Adran 1 – Amserlenni

A. Pryd y gallwch ddisgwyl cael canlyniad

Adran 2 – Cael penderfyniad

B. Hysbysiad o Gynnig 

C. Hysbysiad o Benderfyniad

D. Apeliadau

Cam 4 Adran 1 – Amserlenni

A. Pryd y gallwch ddisgwyl cael canlyniad

Rydym yn anelu at wneud penderfyniad ar bob darparwr newydd o fewn 12 wythnos ar ôl cael cais wedi'i gwblhau'n llawn hyd at y dyddiad y cyflwynir yr Hysbysiad o Benderfyniad. 

Nodwch y bydd y cyfnod o 12 wythnos yn dechrau pan gawn yr holl wybodaeth y gofynnwyd amdani er mwyn i ni allu symud ymlaen at y camau asesu.  Felly, mae'n bwysig eich bod yn cyflwyno gwybodaeth lawn a chywir gyda'ch cais.

Bydd y cyfnod hwn yn hirach: 

• os byddwn yn gofyn am wybodaeth ychwanegol ond na chaiff y wybodaeth honno ei dychwelyd atom o fewn pum diwrnod gwaith; 
• os caiff y cais ei newid neu os bydd achosion eraill o oedi sydd y tu hwnt i'n rheolaeth (mae'r rhain yn cynnwys llithriant o ran dyddiadau cwblhau ar gyfer newidiadau i berchnogaeth a'r ffaith nad yw safleoedd yn barod);
• os byddwn yn cynnal ymweliad safle neu'n cyfweld ag ymgeiswyr fwy nag unwaith, oherwydd pryderon a nodwyd fel rhan o'n hasesiad;
• os bydd gennym bryderon sylweddol ynghylch gweithrediad y darparwr neu os bydd y darparwr yn destun camau gorfodi a allai effeithio ar unrhyw benderfyniad sydd ei angen i amrywio cofrestriad;

os byddwn yn gwrthod cofrestru'r gwasanaeth ac y cyflwynir apêl yn erbyn y penderfyniad hwnnw.

Cam 4 Adran 2 – Cael penderfyniad

B. Hysbysiad o Gynnig

Pan fydd pob cam asesu wedi'i gwblhau, byddwn yn cyflwyno Hysbysiad o Gynnig i chi.  Hysbysiad cyfreithiol yw hwn a bydd yn datgan ein bod yn bwriadu:

• Eich cofrestru heb amodau. 
• Eich cofrestru gydag amodau. 
• Gwrthod eich cais i gofrestru.

Bydd gennych 28 diwrnod i gyflwyno sylwadau i ni er mwyn apelio yn erbyn yr Hysbysiad neu unrhyw un o'r amodau a restrir ynddo.  Os na fyddwn yn cael sylwadau yn ystod y cyfnod hwn byddwn yn parhau i gyflwyno'r Hysbysiad o Benderfyniad ac yn tybio na chaiff unrhyw sylwadau eu cyflwyno. Os byddwch yn cytuno â'r Hysbysiad ac yn awyddus i gyflymu'r broses gofrestru, gallwch lofnodi a dyddio slip yn ildio eich hawl i apelio a'i ddychwelyd atom.

Efallai y gosodir amod ar eich cofrestriad sy'n: 

• Cyfyngu ar eich gweithgarwch rheoleiddiedig. Enghraifft nodweddiadol o hyn yw cyfyngu ar ystod oedran y bobl y gallwch eu trin, er enghraifft, efallai y bydd yr Hysbysiad o Gynnig yn nodi na allwch drin pobl rhwng 6 a 13 oed. 
• Nodi pa fathau o wasanaethau y caniateir i chi eu darparu.  Er enghraifft, efallai y bydd yr Hysbysiad o Gynnig yn nodi y gallwch roi triniaethau diagnostig neu lawfeddygol (dim llawdriniaeth gardiaidd) neu yn achos gwasanaethau laser/IPL bydd yn nodi'r laserau penodol y gallwch eu defnyddio a'r triniaethau penodol y gallwch eu rhoi. 

C. Hysbysiad o Benderfyniad

Os bydd cyfnod yr Hysbysiad o Gynnig wedi mynd heibio (ar ôl 28 diwrnod) neu os byddwch wedi llofnodi a dyddio slip yn ildio eich hawl i apelio ac wedi'i ddychwelyd atom, byddwn yn cyflwyno Hysbysiad o Benderfyniad i chi. 

Bydd yr hysbysiad hwn yn cadarnhau ein bod wedi gwneud penderfyniad ynghylch statws eich cofrestriad. Fel yr Hysbysiad o Gynnig, bydd gennych 28 diwrnod i gyflwyno sylwadau, gadael i gofnod yr Hysbysiad fynd heibio neu lofnodi a dyddio slip yn nodi eich bod yn derbyn y penderfyniad a'i ddychwelyd atom.

Ar ôl i ni gael eich slip wedi'i lofnodi o'r Hysbysiad o Benderfyniad neu ar ôl i 28 diwrnod fynd heibio o'r dyddiad ar eich Hysbysiad o Benderfyniad, byddwch wedi'ch cofrestru o dan Ddeddf Safonau Gofal 2000 a gallwch ddechrau darparu eich gwasanaeth.

D. Apeliadau

Gallwch gyflwyno sylwadau i ni ar unrhyw gynnig rydym yn ei wneud mewn perthynas â'ch cais i gofrestru. 

Efallai y byddwn yn cynnig y dylid gwrthod eich cofrestru neu'n cynnig y dylid eich cofrestru yn ddarostyngedig i amodau.  Os byddwch yn anghytuno â'r cynnig, bydd y cyfeiriad ar gyfer unrhyw sylwadau wedi'i nodi yn yr Hysbysiad a anfonir atoch.

Yn dilyn yr Hysbysiad o Gynnig, os na fyddwn yn cadarnhau eich sylwadau, ond ein bod yn parhau i gadarnhau ein cynnig drwy Hysbysiad o Benderfyniad, gallwch apelio i dribiwnlys annibynnol yn erbyn ein penderfyniad.  Yn y sefyllfa hon, bydd AGIC yn darparu gwybodaeth am y tribiwnlys ar gais.

Adran 1 – Ymrwymiadau AGIC i chi pan fyddwch wedi'ch cofrestru

A. Tystysgrifau

B. Y wefan a'r logo

C. Arolygiadau

Adran 2 – Eich cyfrifoldebau pan fyddwch wedi'ch cofrestru

D. Sicrhau bod eich gwasanaeth yn parhau i gydymffurfio â'r Rheoliadau

E. Rhoi gwybod i ni am newidiadau

F. Digwyddiadau adroddadwy

G. Ffioedd Blynyddol 

H. Cyfrifoldebau'r Rheolwr Cofrestredig 

I. Darparu gwasanaeth pan nad ydych wedi'ch cofrestru.

Cam 5 Adran 1 – Ymrwymiadau AGIC i chi pan fyddwch wedi'ch cofrestru 

A. Tystysgrifau

Byddwn yn anfon tystysgrifau drwy'r post i gyfeiriad y sefydliad ar gyfer y cofrestriad darparwr cyfan.  Bydd pob Rheolwr Cofrestredig hefyd yn cael tystysgrif ar wahân. Rhaid i dystysgrifau cofrestru gael eu harddangos mewn man gweladwy yn eich sefydliad. 

B. Y Wefan a'r Logo

Pan fyddwch wedi'ch cofrestru â ni, byddwn yn ychwanegu manylion eich gwasanaeth at ein gwefan a'n cyfrifon cyfryngau cymdeithasol.  Mae hyn yn golygu y gall aelodau o'r cyhoedd weld eich bod yn ddarparwr gwasanaethau cofrestredig.

Gyda'n caniatâd, gallwch ddefnyddio ein logo yn eich deunyddiau hyrwyddo fel ffordd gyflym o ddangos eich bod wedi'ch cofrestru â ni.  Bydd angen i chi gwblhau ffurflen i ddefnyddio ein logo y gallwn ei darparu ar gais.

C. Arolygiadau

Mae AGIC yn cynnal arolygiadau lle rhoddwyd rhybudd ac arolygiadau dirybudd rheolaidd o wasanaethau cofrestredig er mwyn sicrhau bod y gwasanaeth yn parhau i gydymffurfio â'r gofynion a nodir yn Neddf Safonau Gofal 2000 ac mewn deddfwriaeth ategol.  Bydd Tîm Arolygu AGIC yn rhoi adroddiad o'r arolygiad i chi ac yn rhoi adborth i chi ar eich gwasanaeth, gan ofyn i chi wneud gwelliannau lle bo angen.  Os byddwn yn gweld nad ydych yn cydymffurfio â'r Rheoliadau, gallem gymryd camau gorfodi.

Cam 5 Adran 2 – Eich cyfrifoldebau pan fyddwch wedi'ch cofrestru

D. Sicrhau bod eich gwasanaeth yn parhau i gydymffurfio â'r Rheoliadau 

Chi sy'n gyfrifol am sicrhau bod eich gwasanaeth yn parhau i fodloni gofynion Deddf Safonau Gofal 2000 a deddfwriaeth ategol. 

Bydd yn arfer cyffredin i AGIC ddwyn unrhyw achos o ddiffyg cydymffurfio at sylw penodol yr unigolion priodol, gan roi cyfle i gamau unioni perthnasol gael eu cymryd o fewn cyfnod penodol o amser. 

Os bydd yr achos o ddiffyg cydymffurfio yn un difrifol, efallai y bydd AGIC yn ystyried ei bod yn briodol gosod amodau penodol ar eich gwasanaeth neu ganslo cofrestriad eich gwasanaeth yn gyfan gwbl, sy'n golygu y bydd yn rhaid i'ch gwasanaeth roi'r gorau i weithredu. Gallai AGIC hefyd benderfynu eich erlyn a allai arwain at ddirwy a/neu gyfnod yn y carchar. 

E. Rhoi gwybod i ni am newidiadau

Chi sy'n gyfrifol am roi gwybod i AGIC am unrhyw newidiadau i'r gwasanaethau a ddarperir gennych.

Os byddwch am amrywio neu ddileu amod cofrestriad, bydd angen i chi gyflwyno cais i AGIC a thalu ffi.  Mae Tabl 2 isod yn nodi'r ffioedd hyn ac anfonir anfoneb atoch pan gaiff y cais i amrywio neu ddileu amod ei brosesu. 

Mân amrywiad

Mân amrywiad yw amrywiad o amodau lle nad yw'n angenrheidiol i AGIC arolygu'r sefydliad neu'r asiantaeth er mwyn penderfynu ar y cais. 

Ceir enghreifftiau isod o arolygiad na fyddai fel arfer yn cael ei ystyried yn angenrheidiol – fodd bynnag, caiff pob cais ei ystyried yn ôl ei haeddiant:

• Lleihau nifer y gwelyau.
• Rhoi'r gorau i fathau o driniaeth neu wasanaeth.
• Mân addasiadau i'r adeilad. 
• Laser Dosbarth 3B/4 neu beiriant goleuni pwls dwys (IPL) newydd er mwyn cynnal triniaethau tebyg i'r rhai sydd eisoes wedi'u cofrestru.

Amrywiadau mawr

Amrywiad mawr yw amrywiad o amodau lle mae AGIC yn ystyried bod angen arolygu'r sefydliad neu'r asiantaeth er mwyn penderfynu ar y cais. 

Yn aml bydd yn gais fydd yn newid y rheswm gwreiddiol dros ganiatáu'r cofrestriad.   Ceir enghreifftiau isod lle gellid ystyried bod angen cael arolygiad – fodd bynnag, caiff pob cais ei ystyried yn ôl ei haeddiant:

• Ehangu'r gwasanaeth i adeilad sydd newydd gael ei adeiladu.
• Newidiadau i wasanaeth sy'n gofyn am gyfarpar/staff newydd.
• Newidiadau i lety sy'n bodoli eisoes i gleifion sy'n cynnwys newidiadau strwythurol megis 
  • dymchwel waliau, 
  • newid llwybrau allanfeydd tân,
  • newid defnydd yr ystafelloedd a ddefnyddir gan gleifion,
  • newidiadau i'r ystafelloedd lle rhoddir triniaethau mewnwthiol.

O dan y gyfraith, ni fyddai gennych hawl i wneud y newidiadau nes i ni gymeradwyo eich cais. Byddech yn cael Hysbysiad o Gynnig a Hysbysiad o Benderfyniad yn yr un ffordd â'ch cofrestriad cychwynnol.

Tabl 2 – Costau i Amrywio neu Ddileu Amodau Cofrestriad

Amrywio amodau cofrestriad gan ddarparwr unrhyw sefydliad neu asiantaeth (ac eithrio hosbisau)

Dileu amod cofrestriad

F. Digwyddiadau adroddadwy

Mae Rheoliadau 30-35 o Reoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011 yn nodi bod yn rhaid i chi hysbysu AGIC mewn perthynas ag unrhyw un o'r digwyddiadau canlynol:

• Marwolaeth claf;
• Absenoldeb heb awdurdod claf a gedwir o dan Ddeddf Iechyd Meddwl 1983 neu a allai gael ei gadw o dan y Ddeddf honno; 
• Anaf difrifol i glaf; 
• Achosion o unrhyw glefyd heintus;
• Honiad o gamymddwyn yn erbyn aelod o staff;
• Cais a wneir i lys mewn perthynas ag amddifadu claf o'i ryddid; 
• Penodi rheolwr
• Hysbysu am droseddau
• Pan fo person cofrestredig, p'un a yw'n ddarparwr unigol neu'n rheolwr, yn bwriadu bod yn absennol o'r lleoliad am fwy na 28 diwrnod yn olynol;
• Hysbysiad o newidiadau
• Penodi datodwyr
• Marwolaeth person cofrestredig

Mae canllawiau ar ddigwyddiadau hysbysadwy a ffurflenni ar gael yn Rhoi gwybod i ni am ddigwyddiad | Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru (agic.org.uk)

G. Ffioedd Blynyddol

Rhaid i ddarparwyr cofrestredig sefydliadau (ac eithrio hosbisau) ac asiantaethau dalu ffi flynyddol. Nid oes rhaid i reolwyr dalu ffi flynyddol.

Ni fydd angen i chi dalu ffi:

• Os mai darparwr Hosbis ydych.
• Os mai darparwr sefydliad neu asiantaeth ydych a'ch bod yn elusen a bod yr unig wasanaethau a ddarperir gan yr elusen honno am ddim ac nad yw gwasanaethau'r elusen yn cael eu comisiynu gan y GIG neu gan awdurdod lleol. 

Mae eich ffi flynyddol yn daladwy ar y dyddiad y gwnaethoch gofrestru ac mae Atodiad E yn nodi'r ffioedd y mae'n rhaid i sefydliadau eu talu er mwyn parhau i fod wedi'u cofrestru ag AGIC.

Ceir rhagor o wybodaeth am ffioedd ar ein gwefan 

Ffioedd Gofal Iechyd Annibynnol | Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru (agic.org.uk)

H. Cyfrifoldebau'r Rheolwr Cofrestredig 

Nodwch fod Rheolwyr Cofrestredig yn gyfrifol am eu cofrestriad eu hunain, gan gynnwys gwneud cais i gofrestru a newid manylion eu cofrestriad. 

Pan fydd Rheolwr Cofrestredig yn gadael ei swydd, yr unigolyn hwnnw (nid y darparwr) sy'n gyfrifol am ein hysbysu.  Rhaid cyflwyno cais i ddiddymu ei gofrestriad.  Os na chaiff ei gofrestriad ei ganslo, bydd yn parhau i fod yn gyfreithiol atebol am y gwasanaeth. 

I. Darparu gwasanaeth pan nad ydych wedi'ch cofrestru

Mae unrhyw berson sy'n rhedeg neu'n rheoli sefydliad neu asiantaeth sy'n darparu gwasanaeth gofal iechyd annibynnol heb fod wedi'i gofrestru yn cyflawni trosedd o dan adran 11(1) o Ddeddf Safonau Gofal 2000. 

O bryd i'w gilydd, mae AGIC yn cael gwybodaeth sy'n awgrymu bod gwasanaethau o bosibl yn gweithredu heb fod wedi'u cofrestru. Os felly, bydd AGIC yn cymryd camau i ymchwilio i'r mater.  Mae gan AGIC bwerau o dan Adran 31(2) o Ddeddf Safonau Gofal 2000 i fynd i mewn i unrhyw adeilad sy'n cael ei ddefnyddio, neu y mae ganddi achos rhesymol dros gredu ei fod yn cael ei ddefnyddio, i ddarparu gwasanaethau y mae'n ofynnol iddynt fod wedi'u cofrestru, ac i archwilio'r adeilad hwnnw. 

Os bydd gwasanaeth yn cael ei ddarparu heb fod wedi'i gofrestru, bydd AGIC yn cymryd camau gorfodi. Gallai hyn amrywio o ofyniad i roi'r gorau i ddarparu'r gwasanaeth nes iddo gael ei gofrestru ond gallai hefyd arwain at erlyn y darparwr ac at ddirwy a/neu gyfnod yn y carchar os caiff ei ddyfarnu'n euog. 

Gwybodaeth Ofynnol

Ni fydd cais yn cael ei dderbyn oni bai bod pob un o'r eitemau uchod wedi cael eu cyflwyno neu fod y Tîm Cofrestru wedi rhoi cytundeb ymlaen llaw.

Rhaid i'ch Datganiad o Ddiben gynnwys y canlynol:

• Nodau ac amcanion eich gwasanaeth – esboniwch y nodau y mae eich gwasanaeth wedi'u pennu iddo'i hun, gan gynnwys y deilliannau neu'r canlyniadau y byddwch yn eu defnyddio i fesur ei lwyddiant.  Dylech hefyd geisio disgrifio'r effaith benodol rydych yn bwriadu ei chael ar y bobl sy'n defnyddio eich gwasanaethau a pha fanteision y gallant eu disgwyl o ganlyniad i ddefnyddio'r gwasanaethau rydych yn eu darparu.
• Gwasanaethau, Triniaethau a Chyfleusterau – manylion y gwasanaethau, y triniaethau a'r cyfleusterau rydych yn bwriadu eu darparu a sut y cânt eu darparu gan gyfeirio at y cyfarpar a'r staff sy'n meddu ar y sgiliau arbenigol i'w darparu.  Disgrifiwch y mathau o anghenion a fydd gan y bobl sy'n defnyddio eich gwasanaethau.  Rhowch fanylion yr anghenion iechyd penodol rydych yn anelu at eu diwallu.  Ni ddylech gynnwys unrhyw fanylion personol na chyfrinachol am unigolion yn y Datganiad o Ddiben.
• Manylion y Rheolwr Cofrestredig – enw llawn, cyfeiriad cyswllt (os yw'n wahanol i gyfeiriad y lleoliad), rhif ffôn a chyfeiriad e-bost. 
• Manylion y Darparwr Cofrestredig – enw, cyfeiriad a manylion cyswllt. Os ydych yn sefydliad (megis cwmni), bydd angen i chi roi manylion swyddfa gofrestredig y cwmni a manylion yr unigolyn cyfrifol a'i brofiad a'i gymwysterau perthnasol.
• Gwybodaeth am y staff – manylion nifer y staff a gaiff eu cyflogi i weithio yn y sefydliad neu'r asiantaeth. Bydd hefyd angen i chi nodi eu cymwysterau perthnasol a'u profiad perthnasol. Os bydd gennych staff rhan-amser, bydd angen i chi nodi nifer y staff cyfwerth ag amser llawn.
• Safbwyntiau cleifion – disgrifiwch sut y byddwch yn gofyn barn cleifion er mwyn monitro ansawdd y gwasanaethau rydych yn eu darparu a sut rydych yn bwriadu defnyddio'r wybodaeth hon.
• Trefniadau ar gyfer ymweld – rhowch fanylion y trefniadau cyswllt rhwng unrhyw gleifion mewnol a'u perthnasau, eu ffrindiau a'u cynrychiolwyr, gan gynnwys unrhyw gyfyngiadau o ran yr oriau ymweld lle y bo'n berthnasol. 
• Cwynion – esboniwch sut gall cleifion wneud cwyn a'r terfynau amser ar gyfer ymateb i'r gŵyn. Dylech sicrhau bod eich polisi yn bodloni gofynion Rheoliad 24 o Reoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011.
• Preifatrwydd ac Urddas – disgrifiwch sut y byddwch yn parchu preifatrwydd ac urddas eich cleifion. 
• Dyddiad – y dyddiad y cytunwyd ar y Datganiad o Ddiben. 

Rhaid i'ch Canllaw i Gleifion gynnwys y canlynol

• crynodeb o'r Datganiad o Ddiben – nodau ac amcanion eich sefydliad
• telerau ac amodau'r gwasanaethau a gaiff eu darparu i gleifion, gan gynnwys gwybodaeth lawn am daliadau – esboniwch y gwasanaethau a ddarperir gennych a pha mor hir y gall triniaethau bara a beth yw'r symiau a'r dulliau talu ar gyfer pob agwedd ar eu triniaeth 
• math safonol o gontract ar gyfer y gwasanaethau a'r cyfleusterau a ddarperir – esboniwch sut y caiff gwasanaethau eu darparu a pha gyfleusterau ychwanegol sydd ar gael 
• crynodeb o'r weithdrefn gwyno – gellir defnyddio'r manylion yn eich Datganiad o Ddiben. 
• crynodeb o safbwyntiau cleifion ac eraill – ni fydd y rhain ar gael yn achos sefydliadau ac asiantaethau newydd.      Dylid ychwanegu'r wybodaeth hon at y Canllaw i Gleifion pan gaiff y ddogfen ei hadolygu am y tro cyntaf. 
• cyfeiriad a rhif ffôn swyddfa briodol yr awdurdod cofrestru - mae manylion Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru wedi'u nodi ar dudalen 4 y canllawiau hyn. 
• gwybodaeth am sut i gael copi o'r adroddiad arolygu diweddaraf a luniwyd gan yr awdurdod cofrestru - dylech gynnwys dolen i wefan AGIC a dweud wrth gleifion, pan fydd eich sefydliad wedi'i arolygu, y bydd adroddiadau ar gael ar y wefan hon.

Ysbytai Annibynnol

Ysbyty Annibynnol a'i brif ddiben yw darparu triniaeth gan ddefnyddio Techneg a Ragnodir neu Dechnoleg a Ragnodir[1]

Arall

Ni fydd AGIC yn cynnal ymweliad cofrestru nac yn cofrestru eich gwasanaeth nes i'r ffi gofrestru gael ei thalu. 

Os bydd sefydliad neu asiantaeth yn perthyn i un neu fwy o'r categorïau a restrir, dim ond un ffi fydd yn daladwy, sef y ffi uchaf.

Os bydd mwy nag un unigolyn yn gwneud cais i fod yn rheolwr cofrestredig, bydd angen i bob unigolyn dalu ffi.

Byddwn yn anfon anfoneb ar gyfer eich ffi gofrestru atoch, ar ôl cael cadarnhad bod cais wedi'i gwblhau wedi dod i law. 

Bydd y ffi gofrestru lawn yn daladwy o hyd ar gyfer unrhyw geisiadau a dynnir yn ôl neu a wrthodir. 

O dan y rheoliadau hyn, mae ffioedd yn daladwy:

• Wrth wneud cais i gofrestru 
• Wrth wneud cais i amrywio unrhyw amod cofrestriad 
• Wrth wneud cais i ddileu amod cofrestriad
• Bob blwyddyn er mwyn cynnal cofrestriad 

Ni fydd angen i chi dalu ffi:

• Os ydych yn unigolyn sy'n rhedeg neu'n rheoli hosbis neu'n gwneud cais i redeg neu reoli hosbis.
• Os mai darparwr sefydliad neu asiantaeth sydd wedi'i gofrestru/chofrestru fel elusen ydych a bod yr unig wasanaethau a ddarperir gan yr elusen honno am ddim ac nad yw gwasanaethau'r elusen yn cael eu comisiynu gan y GIG neu gan awdurdod lleol. 

Bydd angen talu ffi o £44 am bob gwiriad manylach gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd a gynhelir gan AGIC mewn perthynas â rheolwr cofrestredig.

[1] Fel y'u nodir yn Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Ffioedd) (Cymru) 2011.

Ysbytai Annibynnol

Er enghraifft, os ydych yn ysbyty acíwt gyda 55 o leoedd a gymeradwyir, y cyfrifiad fyddai: 

Ffi ar gyfradd wastad                              = £2,000

Lleoedd 1-25 = 25 x £200 = £5,000

Lleoedd 26-55 = 30 x £100 = £3,000

Cyfanswm ffi flynyddol = £10,000

Ysbyty Annibynnol a'i brif ddiben yw darparu triniaeth gan ddefnyddio Techneg a Ragnodir neu Dechnoleg a Ragnodir[2]

Arall

[1] Ystyr lle a gymeradwyir yw gwely sydd ar gael yn y sefydliad i ddefnyddiwr gwasanaeth dros nos.

[2] Fel y'u rhagnodir yn Rheoliad 3 o Reoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011.