Canllawiau Newid yr Unigolyn Cyfrifol ar gyfer gwasanaeth sydd wedi'i gofrestru ag AGIC

Mae rôl a chyfrifoldebau Unigolyn Cyfrifol yn amrywio rhwng sefydliadau darparu ac yn aml cânt eu pennu gan faint sefydliad a / neu natur ei fusnes. Nid yw'r ddeddfwriaeth yn nodi pa gyfrifoldebau a ddylai fod gan yr Unigolyn Cyfrifol, heblaw'r hyn a nodir yn y Rheoliadau (gweler y cyfeiriadau yn Atodiad B).

Mewn rhai sefydliadau, gall fod yn uwch-reolwr clinigol ac mewn eraill, gall fod yn gyfarwyddwr bwrdd. Gallai fod gan yr Unigolyn Cyfrifol yr awdurdod i wneud penderfyniadau strategol (er enghraifft, ynghylch staffio, adnoddau, cyllid neu safleoedd), ond mae'n bosibl na fydd ganddo'r awdurdod hwnnw, ac nid yw'n ofynnol o dan Ddeddf Safonau Gofal 2000 na'r Rheoliadau perthnasol iddo feddu ar y cyfrifoldeb hwn.

Mae personau cofrestredig o dan rwymedigaeth barhaus i redeg a rheoli’r sefydliad perthnasol gyda gofal, cymhwysedd a sgil digonol, a bydd AGIC yn rheoleiddio’r gwasanaeth gan gadw hyn mewn cof. Fel rhan o’r rhwymedigaeth hon, mae gan y darparwr cofrestredig hefyd gyfrifoldeb parhaus i sicrhau bod yr Unigolyn Cyfrifol yn ymgymryd â hyfforddiant priodol er mwyn meithrin y sgiliau sydd eu hangen i redeg y sefydliad. 

Bydd AGIC am gael sicrwydd bod gan yr unigolyn a enwebir fel yr Unigolyn Cyfrifol nid yn unig y sgiliau a’r profiad personol gofynnol ar gyfer y rôl, ond hefyd yr awdurdod strategol angenrheidiol o fewn y sefydliad i allu goruchwylio'r gwaith o reoli'r sefydliad yn effeithiol. 

Bydd AGIC yn disgwyl gweld tystiolaeth o’r materion hyn yng nghymwysterau a CV yr Unigolyn Cyfrifol, y manyleb person, a’r disgrifiad swydd ar gyfer y rôl.

Os bydd AGIC o'r farn, mewn unrhyw achos penodol, fod angen mwy o wybodaeth arni am unrhyw ran o’r uchod, mae'n bosibl y bydd yn gofyn i unigolyn sy’n rhedeg neu’n rheoli’r gwasanaeth ddarparu’r wybodaeth honno. 

Ar ôl i ddarparwr gael ei gofrestru, mae rhwymedigaeth barhaus arno i redeg y sefydliad gyda gofal, cymhwysedd a sgil digonol.  O ran penodi'r Unigolyn Cyfrifol, mae hyn yn golygu, yn benodol, fod yn rhaid i'r darparwr sicrhau bod yr Unigolyn Cyfrifol:

• yn parhau i fod yn addas o ran bodloni ei ofynion rheoleiddiol;
• yn ymgymryd â'r hyfforddiant perthnasol o bryd i'w gilydd er mwyn cynnal y sgiliau sydd eu hangen ar gyfer y swydd; 
• yn meddu ar yr awdurdod gofynnol o fewn y sefydliad i allu goruchwylio'r gwaith o reoli'r gwasanaeth yn effeithiol.

Mae hyn yn golygu y bydd angen i'r darparwr cofrestredig gael y wybodaeth sy'n ofynnol gan y ddeddfwriaeth mewn perthynas â'r Unigolyn Cyfrifol, ac mae hyn yn cynnwys:

• Prawf pendant o bwy yw’r unigolyn, gan gynnwys ffotograff diweddar. 
• Tystysgrif briodol gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS).
• Geirdaon ysgrifenedig gan ddau gyflogwr mwyaf diweddar yr unigolyn.
• Os bydd unigolyn wedi gweithio'n flaenorol mewn swydd a oedd yn cynnwys gweithio gyda phlant neu oedolion sy'n agored i niwed, cadarnhad, i'r graddau y bo'n rhesymol ymarferol, o'r rheswm pam y daeth y gyflogaeth neu'r swydd i ben.
• Tystiolaeth ddogfennol o unrhyw gymwysterau perthnasol.
• Hanes cyflogaeth llawn, ynghyd ag esboniad ysgrifenedig boddhaol o unrhyw fylchau mewn cyflogaeth.
• Os bydd yr unigolyn yn weithiwr gofal iechyd proffesiynol, manylion cofrestriad yr unigolyn â'r corff (os oes un) sy'n gyfrifol am reoleiddio aelodau'r proffesiwn gofal iechyd dan sylw.

Os penodir Unigolyn Cyfrifol gwahanol i oruchwylio'r gwaith o reoli'r gwasanaeth cofrestredig, rhaid i'r person cofrestredig roi gwybod i AGIC. 

Fel yr esboniwyd uchod, y darparwr cofrestredig sy'n gyfrifol am sicrhau bod unrhyw Unigolyn Cyfrifol newydd yn addas ar gyfer y swydd.

Nid yw'r Unigolyn Cyfrifol yn berson cofrestredig ac, felly, rôl AGIC fydd cadarnhau bod y darparwr cofrestredig yn cydymffurfio â'r ddeddfwriaeth fel rhan o'i swyddogaeth rheoleiddio ac arolygu.

Yn ymarferol, mae hyn yn golygu, ar ôl penodi'r Unigolyn Cyfrifol newydd, y gofynnir i ddarparwyr gyflwyno hunanasesiad a datganiad eu bod wedi cynnal y gwiriadau gofynnol.  Mae AGIC wedi cyflwyno ffurflen Newid Unigolyn Cyfrifol i'w chwblhau pan fydd yr Unigolyn Cyfrifol yn newid, sydd ar gael yn Newid gwybodaeth yr Unigolyn Cyfrifol (UC) | Arolygiaeth Gofal Cymru (agic.org.uk)

Bydd y ffurflen hon yn gofyn i ddarparwyr gadarnhau bod y gwiriadau perthnasol wedi'u cynnal ar yr Unigolyn Cyfrifol ac y bydd darparwyr yn parhau i gyflawni eu rhwymedigaethau.

Bydd hefyd yn ofynnol i ddarparwyr roi awdurdod ysgrifenedig i AGIC (lle y bo'n briodol) os bwriedir i'r Unigolyn Cyfrifol gael y canlynol:

1. cyfrifoldeb am wneud unrhyw gais o dan adran 15 o'r Ddeddf, megis cais i amrywio neu ddileu amod cofrestriad, neu i ddiddymu'r cofrestriad, ac ati;
2. cyfrifoldeb am wneud penderfyniadau ar ran y darparwr, megis cytuno ar amodau cofrestriad, neu gyflwyno sylwadau ysgrifenedig mewn perthynas ag unrhyw gam(au) gweithredu arfaethedig gan AGIC;
3. yr awdurdod strategol a'r adnoddau i roi unrhyw ofynion penodol a wneir gan AGIC ar waith, megis cymryd camau unioni mewn perthynas ag achos honedig o dorri'r Rheoliadau.

Mae'r darparwr cofrestredig yn uniongyrchol atebol am gydymffurfio â'r Rheoliadau a gallai gael ei erlyn os na fydd yn gwneud hynny.

 [LM1]Include link to the form

Unrhyw bryd ar ôl i Unigolyn Cyfrifol newydd gael ei benodi, os bydd gan AGIC wybodaeth sy'n awgrymu ei bod yn bosibl nad yw'r Unigolyn Cyfrifol newydd yn addas ar gyfer y rôl y bydd yn ei chyflawni, bydd AGIC bob amser yn gofyn am ragor o wybodaeth yn unol â gofynion y Rheoliadau:

• bydd yn gofyn i'r darparwr cofrestredig am gopïau o unrhyw eirdaon a dderbynniwyd mewn perthynas â'r Unigolyn Cyfrifol (gan gynnwys geirdaon meddygol)
• bydd am gael ei bodloni gan unrhyw dystiolaeth ddogfennol bod y lefel briodol o wiriad gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd wedi'i gynnal
• (lle y bo'n briodol) bydd yn cyfweld â'r Unigolyn Cyfrifol yn breifat.

Mae'n bosibl y bydd angen i AGIC ymweld â'r gwasanaeth hefyd er mwyn cadarnhau dilysrwydd yr uchod, ond dylai AGIC, fel mater o drefn, ofyn am gopi wedi'i sganio i ddechrau.

Pan gaiff AGIC ei hysbysu bod Unigolyn Cyfrifol wedi newid, bydd AGIC yn cyhoeddi tystysgrifau diwygiedig er mwyn adlewyrchu hyn.

Caiff y tystysgrifau newydd eu hanfon i gyfeiriad y sefydliad i'w harddangos ac yna dylai'r hen dystysgrif gael ei dychwelyd i AGIC.

Gwybodaeth ofynnol

• Ffurflen newid unigolyn cyfrifol – wedi'i chwblhau'n llawn, ei llofnodi a'i dyddio 
• Disgrifiad swydd ar gyfer yr Unigolyn Cyfrifol
• Datganiad o ddiben – Wedi'i ddiwygio er mwyn cynnwys manylion yr Unigolyn Cyfrifol 
• Canllaw i gleifion / Taflen wybodaeth i gleifion – Wedi'i ddiwygio / diwygio er mwyn cynnwys manylion yr Unigolyn Cyfrifol

Ni fydd cais yn cael ei dderbyn oni bai bod pob un o'r eitemau uchod wedi cael eu cyflwyno neu fod y Tîm Cofrestru wedi rhoi cytundeb ymlaen llaw.

Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011

Rheoliad 10 Ffitrwydd y Darparwr Cofrestredig 

(1) Rhaid i berson beidio â rhedeg sefydliad neu asiantaeth onid yw'n berson ffit i wneud hynny.

(2) Nid yw person yn ffit i redeg sefydliad neu asiantaeth onid yw'r person hwnnw—

(a) yn unigolyn sy'n bodloni'r gofynion a bennir ym mharagraff (3); neu

(b) yn gorff, ac—

(i) y corff hwnnw wedi hysbysu swyddfa briodol yr awdurdod cofrestru o enw, cyfeiriad a swydd unigolyn yn y corff (sef yr unigolyn y cyfeirir ato yn y Rheoliadau hyn fel “yr unigolyn cyfrifol”), a'r unigolyn hwnnw'n gyfarwyddwr, rheolwr, ysgrifennydd neu swyddog arall y corff ac yn gyfrifol am oruchwylio rheolaeth y sefydliad neu'r asiantaeth; a

(ii) yr unigolyn hwnnw'n bodloni'r gofynion a bennir ym mharagraff (3).

(3) Y gofynion yw—

(a) bod yr unigolyn yn addas o ran ei uniondeb a'i gymeriad da i redeg y sefydliad neu'r asiantaeth neu, yn ôl fel y digwydd, i fod yn gyfrifol am oruchwylio rheolaeth y sefydliad neu'r asiantaeth;

(b) bod yr unigolyn yn ffit yn gorfforol ac yn feddyliol i redeg y sefydliad neu'r asiantaeth neu, yn ôl fel y digwydd, i fod yn gyfrifol am oruchwylio rheolaeth y sefydliad neu'r asiantaeth; ac

(c) bod gwybodaeth neu, yn ôl fel y digwydd, ddogfennaeth lawn a boddhaol, ar gael ynglŷn â'r unigolyn mewn perthynas â phob un o'r materion a bennir ym mharagraffau 1, 2 a 4 i 8 o Atodlen 2.

(4) Nid yw person yn ffit i redeg sefydliad neu asiantaeth—

(a) os yw'r person wedi'i farnu'n fethdalwr neu os dyfarnwyd atafaeliad ar ei ystâd ac nad yw'r person (yn y naill achos neu'r llall) wedi'i ryddhau, ac nad yw'r gorchymyn methdalwr wedi'i ddirymu na'i ddiddymu neu fod cyfnod o foratoriwm yn gymwys i'r person hwnnw o dan orchymyn rhyddhau o ddyled; neu

(b) os yw'r person wedi gwneud compównd neu drefniant gyda chredydwyr y person hwnnw ac nad ydyw wedi'i ryddhau mewn perthynas â hynny.

Rheoliad 13 Y person cofrestredig – gofynion cyffredinol

(1) Rhaid i'r darparwr cofrestredig a'r rheolwr cofrestredig redeg neu reoli'r sefydliad neu asiantaeth, yn ôl fel y digwydd, gyda gofal, cymhwysedd a sgil digonol, o ystyried maint y sefydliad neu'r asiantaeth, y datganiad o ddiben a niferoedd ac anghenion y cleifion.

(2) Os yw'r darparwr cofrestredig—

(a) yn unigolyn, rhaid iddo ymgymryd; neu

(b) yn gorff, rhaid iddo sicrhau bod yr unigolyn cyfrifol yn ymgymryd,

o bryd i'w gilydd â pha bynnag hyfforddiant sy'n briodol i sicrhau bod ganddo'r sgiliau angenrheidiol i redeg y sefydliad neu asiantaeth.

(3) Rhaid i unrhyw unigolyn sy'n rheoli'r sefydliad neu asiantaeth ymgymryd, o bryd i'w gilydd, â pha bynnag hyfforddiant sy'n briodol i sicrhau bod ganddo'r sgiliau angenrheidiol i reoli'r sefydliad neu'r asiantaeth.

Rheoliad 33 Hysbysu ynghylch newidiadau

(1) Rhaid i'r person cofrestredig hysbysu swyddfa briodol yr awdurdod cofrestru mewn ysgrifen cyn gynted ag y bo'n ymarferol, os digwydd unrhyw un o'r digwyddiadau canlynol neu os bwriedir i unrhyw un ohonynt ddigwydd—

(a) person ac eithrio'r person cofrestredig yn rhedeg neu'n rheoli'r sefydliad neu'r asiantaeth;

(b) person yn peidio â rhedeg neu reoli'r sefydliad neu'r asiantaeth;

(c) pan fo'r person cofrestredig yn unigolyn, yr unigolyn hwnnw yn newid ei enw;

(ch) pan fo'r darparwr cofrestredig yn gorff—

(i) newid enw neu gyfeiriad y corff;

(ii) newid cyfarwyddwr, rheolwr, ysgrifennydd neu swyddog cyffelyb arall y corff;

(d) yr unigolyn cyfrifol yn newid ei enw;

(dd) enwi rhywun arall yn unigolyn cyfrifol;

(e) pan fo'r darparwr cofrestredig yn unigolyn, penodi ymddiriedolwr mewn methdaliad, neu wneud compównd neu drefniant gyda chredydwyr;

(f) pan fo'r darparwr cofrestredig yn gwmni neu'n bartneriaeth, penodi derbynnydd, rheolwr, datodwr neu ddatodwr dros dro; neu

(ff) newid neu ehangu mangre'r sefydliad yn sylweddol, neu gaffael mangre ychwanegol, y bwriedir ei defnyddio at ddibenion y sefydliad.

Rheoliadau Deintyddiaeth Breifat (Cymru) 2017

Rheoliad 9 Addasrwydd Darparwr Cofrestredig 

(1) Rhaid i berson beidio â rhedeg sefydliad neu asiantaeth onid yw'n berson addas i wneud hynny.

(2) Nid yw person yn addas i gynnal practis deintyddol preifat oni bai bod y person—

1. yn unigolyn sy’n bodloni’r gofynion a nodir ym mharagraff (3);

1. yn bartneriaeth, a bod pob un o’r partneriaid yn bodloni’r gofynion ym mharagraff (3); neu

(b) yn sefydliad ac—

(i) bod y sefydliad wedi hysbysu swyddfa briodol yr awdurdod cofrestru am enw a chyfeiriad yr unigolyn cyfrifol a’i swydd yn y sefydliad; a

(ii) bod yr unigolyn yn bodloni’r gofynion ym mharagraff (3).

(3) Y gofynion yw—

(a) bod yr unigolyn yn addas o ran ei uniondeb ac o gymeriad da i gynnal y practis deintyddol preifat neu, yn ôl y digwydd, i fod yn gyfrifol am oruchwylio’r gwaith o reoli’r practis deintyddol preifat;

(b) bod yr unigolyn yn gallu oherwydd ei iechyd, ar ôl i addasiadau rhesymol (os oes rhai) gael eu gwneud, gynnal y practis deintyddol preifat neu, yn ôl y digwydd, fod yn gyfrifol am oruchwylio’r gwaith o reoli’r practis deintyddol preifat; ac

(c) bod gwybodaeth neu ddogfennaeth lawn a boddhaol, yn ôl y digwydd, ar gael mewn perthynas â’r unigolyn mewn cysylltiad â phob un o’r materion a bennir yn Rhan 1 o Atodlen 3.

(4) Wrth asesu cymeriad unigolyn at ddibenion paragraff (3)(a), rhaid i’r materion a ystyrir gynnwys y rhai a restrir yn Rhan 2 o Atodlen 3.

(5) Nid yw person yn addas i gynnal practis deintyddol preifat—

(a) os yw’r person hwnnw wedi ei ddyfarnu’n fethdalwr neu y dyfarnwyd y secwestriad o ystad y person ac (yn y naill achos neu’r llall) os nad yw’r person wedi ei ryddhau ac nad yw’r gorchymyn methdalu wedi ei ddiddymu na’i ddadwneud neu fod cyfnod moratoriwm o dan orchymyn rhyddhau o ddyled (o fewn ystyr “debt relief order” yn adran 251A o Ddeddf Ansolfedd 1986) yn gymwys mewn perthynas â’r person; neu

(b) os yw’r person hwnnw wedi gwneud compównd neu drefniant â chredydwyr y person ac nad yw wedi ei ryddhau mewn cysylltiad ag ef.

Rheoliad 12 Y person cofrestredig – gofynion cyffredinol

(1) Rhaid i’r darparwr cofrestredig a’r rheolwr cofrestredig gynnal neu reoli’r practis deintyddol preifat, yn ôl y digwydd, gyda gofal, cymhwysedd a sgìl digonol, gan roi sylw i faint y practis deintyddol preifat, y datganiad o ddiben a nifer y cleifion a’u hanghenion.

(2) Rhaid i’r darparwr cofrestredig a’r rheolwr cofrestredig ymgymryd, o bryd i’w gilydd, ag unrhyw hyfforddiant sy’n briodol er mwyn sicrhau bod ganddynt y sgiliau y mae eu hangen i gynnal neu reoli’r practis deintyddol preifat, yn ôl y digwydd.

(3) At ddibenion y rheoliad hwn, rhaid i’r sawl a ganlyn ymgymryd â’r hyfforddiant y cyfeirir ato ym mharagraff (2)—

(a) yr unigolyn, os yw’r darparwr cofrestredig yn unigolyn;

(b) yr unigolyn cyfrifol, os yw’r darparwr cofrestredig yn sefydliad; neu

1. un o’r partneriaid, os yw’r darparwr cofrestredig yn bartneriaeth.

Rheoliad 27 Hysbysiad o newidiadau

(1) Rhaid i’r person cofrestredig roi hysbysiad ysgrifenedig i swyddfa briodol yr awdurdod cofrestru, cyn gynted ag y bo’n ymarferol gwneud hynny, os bydd unrhyw un neu ragor o’r digwyddiadau a ganlyn yn digwydd neu os bwriedir iddynt ddigwydd—

(a) bod person ac eithrio’r person cofrestredig yn cynnal neu’n rheoli’r practis deintyddol preifat;

(b) bod person yn peidio â chynnal neu reoli’r practis deintyddol preifat;

(c) pan fo’r person cofrestredig yn unigolyn, bod yr unigolyn hwnnw yn newid ei enw;

(d) pan fo’r darparwr cofrestredig yn bartneriaeth, bod unrhyw newid yn aelodaeth y bartneriaeth;

(e) pan fo’r darparwr cofrestredig yn sefydliad—

(i) bod enw neu gyfeiriad y sefydliad yn newid;

(ii) bod unrhyw newid i gyfarwyddwr, rheolwr, ysgrifennydd neu swyddog tebyg arall o’r sefydliad;

(f) bod yr unigolyn cyfrifol yn newid ei enw;

(g) bod newid i hunaniaeth yr unigolyn cyfrifol;

(h) pan fo’r darparwr cofrestredig yn unigolyn, bod ymddiriedolwr mewn methdaliad yn cael ei benodi, neu fod compównd neu drefniant yn cael ei wneud â chredydwyr;

(i) pan fo’r darparwr cofrestredig yn gwmni neu’n bartneriaeth, bod derbynnydd, rheolwr, datodwr neu ddatodwr dros dro yn cael ei benodi; neu

(j) bod y fangre a ddefnyddir i gynnal y practis deintyddol preifat yn cael ei newid neu ei hestyn yn sylweddol, neu fod mangre ychwanegol yn cael ei chaffael y bwriedir ei defnyddio at ddibenion y practis.