Canllawiau – proses pan fydd newid o ran rheolwr cofrestredig

Er mwyn prosesu cais i gofrestru o dan Ddeddf Safonau Gofal 2000, bydd Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru (AGIC) ar ran Llywodraeth Cymru yn gofyn am wybodaeth bersonol am yr ymgeisydd neu gan unigolyn â chaniatâd i weithredu ar ei ran. Mae'r wybodaeth hon yn ofynnol er mwyn i ni arfer ein hawdurdod swyddogol a’n buddiannau cyhoeddus wrth brosesu eich cais i gofrestru. Os nad ydych yn darparu'r wybodaeth hon, ni ellir prosesu eich cais. 

Mae AGIC, ar ran Llywodraeth Cymru, yn defnyddio'r wybodaeth bersonol i brosesu eich cais i gofrestru, a bydd yn rhannu eich gwybodaeth â chyrff rheoleiddio eraill, asiantaethau gorfodi'r gyfraith, ac eraill o fewn Llywodraeth Cymru. 

Bydd Llywodraeth Cymru yn cadw eich data am saith mlynedd ar ôl dadgofrestru yn unol â gofynion archwilio. Mae gennych yr hawl i weld y data personol yr ydym yn ei brosesu amdanoch, cywiro unrhyw anghywirdeb, ac, mewn rhai amgylchiadau, gwrthwynebu prosesu neu ddileu eich data a chyflwyno cwyn. 

Mae manylion pellach a'r Hysbysiad Preifatrwydd.

Mae rôl a chyfrifoldebau rheolwr cofrestredig yn amrywio ar draws sefydliadau darparu ac, yn aml, yn dibynnu ar faint y sefydliad a/neu natur y gwaith. Nid yw'r ddeddfwriaeth yn dynodi pa gyfrifoldebau ddylai'r rheolwr cofrestredig eu cael, ar wahân i'r hyn a nodir yn Rheoliad 12 o'r Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (gweler y cyfeiriadau). 

Mae ymrwymiad parhaus ar y personau cofrestredig i redeg a rheoli'r sefydliad perthnasol gyda gofal, cymhwysedd a medr digonol, a bydd AGIC yn rheoleiddio'r gwasanaeth gyda hyn mewn golwg. Yn rhan o'r ymrwymiad hwn, mae cyfrifoldeb parhaus ar y darparwr cofrestredig hefyd i sicrhau bod y rheolwr cofrestredig yn cwblhau hyfforddiant priodol er mwyn meddu ar y sgiliau sydd eu hangen i reoli'r sefydliad. 

Bydd AGIC eisiau cael sicrwydd fod gan y sawl a enwebwyd fel rheolwr cofrestredig y sgiliau personol a'r profiad ar gyfer y swydd, yn ogystal â'i fod yn ffit yn feddygol, fel y nodir yng nghais y rheolwr cofrestredig a'r dogfennau ategol. 

Os bydd AGIC o'r farn fod angen rhagor o wybodaeth arni mewn unrhyw achos ac mewn perthynas ag unrhyw elfen ar yr uchod, efallai bydd yn gofyn i rywun sy'n rhedeg y gwasanaeth ei ddarparu.

Unwaith bydd darparwr yn gofrestredig, mae ganddo rwymedigaeth barhaus i redeg y sefydliad gyda gofal, cymhwysedd a medr digonol. O ran penodi’r rheolwr cofrestredig, mae hyn yn golygu, yn benodol, fod yn rhaid i'r darparwr sicrhau bod y rheolwr cofrestredig yn parhau i fod yn addas o ran bodloni gofynion rheoleiddiol Rheoliadau 11 a 12 y Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (gweler y cyfeiriadau).

Os yw lleoliad cofrestredig presennol yn newid y rheolwr cofrestredig, rhaid i'r person cofrestredig hysbysu AGIC yn unol â Rheoliad 33 y Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (gweler y cyfeiriadau). Ceir hysbysiadau ar wefan AGIC.

Pan fydd y rheolwr cofrestredig newydd wedi'i ganfod, rhaid i'r sawl sy'n gwneud cais i gofrestru gwblhau ffurflen gais – Cais i gofrestru fel rheolwr newydd lleoliad sydd eisoes wedi cofrestru gydag Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru – a rhaid i'r unigolyn cyfrifol ei hawdurdodi.

Dylid cefnogi cais gyda'r dogfennau canlynol:

• Datganiad o ddiben wedi ei ddiweddaru (yn dangos manylion y rheolwr cofrestredig newydd) 
• Canllaw i gleifion wedi ei ddiweddaru (yn dangos manylion y rheolwr cofrestredig newydd) 
• Dau eirda personol/proffesiynol 
• Un geirda meddygol 
• Ffurflen y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd gyflawn neu dystysgrif datgeliad ar gyfer y gwasanaeth diweddaru, gan gynnwys y ffi berthnasol (mae'n rhaid i AGIC gwblhau gwiriadau gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd) 
• Y ffi ymgeisio ar gyfer rheolwyr cofrestredig o £100 (oni bai fod yr unigolyn wedi'i eithrio)*

Pan fydd rheolwr cofrestredig presennol yn gadael ei swydd, ei gyfrifoldeb ef (nid y darparwr) yw hysbysu AGIC. Rhaid iddo gyflwyno cais (sydd ar gael ar wefan AGIC) i ddiddymu ei gofrestriad. Canlyniad peidio â diddymu ei gofrestriad yw y bydd yr unigolyn yn parhau i fod yn atebol am y gwasanaeth yn gyfreithiol.

*Nid yw AGIC yn pennu'r ffi a delir; yn hytrach, mae hyn wedi'i amlinellu yn Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Ffioedd) (Cymru) 2011. Ni fydd rhaid i chi dalu ffi os ydych chi'n rhywun sy'n rhedeg neu'n rheoli hosbis, neu'n gwneud cais i redeg neu reoli hosbis, neu os mai chi yw darparwr sefydliad neu asiantaeth a'ch bod yn elusen a bod yr unig wasanaethau a ddarperir gan yr elusen honno am ddim ac nad yw gwasanaethau'r elusen yn cael eu comisiynu gan y GIG neu awdurdod lleol.

Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011

Rheoliad 11 Penodi rheolwr

     1.Rhaid i'r darparwr cofrestredig benodi unigolyn i reoli'r sefydliad neu'r asiantaeth

• os nad oes rheolwr cofrestredig ar gael ar gyfer y sefydliad neu'r asiantaeth; a
• os yw'r darparwr cofrestredig—

- yn sefydliad;

-yn anaddas i reoli sefydliad neu asiantaeth; neu

-ddim yn gyfrifol am y sefydliad neu'r asiantaeth yn llawn amser o ddydd i ddydd, nac yn bwriadu gwneud hynny.

     2. Os yw'r darparwr cofrestredig yn penodi rhywun i reoli'r sefydliad neu'r asiantaeth, rhaid i'r darparwr cofrestredig hysbysu swyddfa briodol yr awdurdod cofrestru ar unwaith o—

• enw'r sawl a benodwyd; a
• y dyddiad y bydd y penodiad yn dod i rym.

     3. Os bydd y darparwr cofrestredig yn rheoli'r sefydliad neu'r asiantaeth, rhaid iddo hysbysu swyddfa briodol yr awdurdod cofrestru ar unwaith o'r dyddiad y bydd rheolaeth o'r fath yn dechrau.

Rheoliad 12 Addasrwydd y rheolwr

     1. Ni ddylai rhywun redeg sefydliad neu asiantaeth oni bai ei fod yn addas i wneud hynny.

     2. Nid yw unigolyn yn addas i redeg sefydliad neu asiantaeth oni bai—

• bod yr unigolyn yn meddu ar uniondeb a chymeriad da i reoli'r sefydliad neu'r asiantaeth;
• o ystyried maint y sefydliad neu'r asiantaeth, y datganiad o ddiben, a nifer ac anghenion y cleifion—

-bod yr unigolyn yn meddu ar y cymwysterau, y sgiliau a'r profiad angenrheidiol i reoli'r sefydliad neu'r asiantaeth; a

-bod yr unigolyn yn addas yn gorfforol ac yn feddyliol i wneud hynny; ac

• bod gwybodaeth neu ddogfennaeth lawn a boddhaol ar gael, yn ôl yr angen, mewn perthynas â'r unigolyn sy'n gysylltiedig â phob un o’r materion a nodir ym mharagraffau 1, 2 ac o 4 i 8 yn Atodlen 2.

     3. Pan fo unigolyn yn rheoli mwy nag un sefydliad neu asiantaeth, rhaid iddo dreulio digon o amser ym mhob sefydliad neu asiantaeth i sicrhau bod y sefydliad neu asiantaeth yn cael ei rheoli'n effeithiol.

Rheoliad 33 Hysbysiad o newidiadau

     1. Rhaid i'r person cofrestredig roi hysbysiad ysgrifenedig i swyddfa briodol yr awdurdod cofrestru cyn gynted ag y bo modd yn ymarferol os yw un o'r digwyddiadau canlynol yn digwydd neu yn yr arfaeth:

• bod rhywun arall, ar wahân i'r person cofrestredig, yn rhedeg neu'n rheoli'r sefydliad neu asiantaeth;
• bod rhywun yn peidio â rhedeg neu reoli'r sefydliad neu'r asiantaeth mwyach;
• os yw'r person cofrestredig yn unigolyn, ei fod yn newid ei enw;
• pan fo'r darparwr cofrestredig yn sefydliad:

-bod enw neu gyfeiriad y sefydliad yn newid;

-os oes newid o ran cyfarwyddwr, rheolwr, ysgrifennydd neu swyddog tebyg arall yn y sefydliad;

• bod yr unigolyn cyfrifol yn newid ei enw;
• os oes unrhyw newid o ran pwy yw’r unigolyn cyfrifol;
• os yw'r darparwr cofrestredig yn unigolyn, penodir ymddiriedolwr methdalu neu gwneir cyfamod neu gytundeb gyda chredydwyr;
• os yw'r darparwr cofrestredig yn gwmni neu'n bartneriaeth, penodir derbynnydd, rheolwr, diddymwr neu ddiddymwr dros dro; neu

-os yw safle'r sefydliad yn cael ei newid neu'i ymestyn yn sylweddol, neu os oes safle arall yn dod i'w feddiant gyda'r bwriad o'i ddefnyddio at ddibenion y sefydliad.