Polisi Camau Dilynol a Sicrwydd

Nid yw'r polisi hwn yn berthnasol i gamau gorfodi yn y sector annibynnol.

Mae AGIC yn derbyn gwybodaeth am ddarparwyr gofal iechyd mewn nifer o ffyrdd gwahanol, a gall benderfynu gweithredu yn dilyn y wybodaeth honno. 

1. Mae AGIC yn ymgymryd â nifer mawr o arolygiadau, adolygiadau ac ymchwiliadau bob blwyddyn. Mae'r rhan fwyaf o'r arolygiadau hyn yn arwain at ryw fath o gamau gwella neu'n nodi materion y mae angen i'r darparwr gofal iechyd weithredu yn eu cylch. 
2. Mae AGIC yn derbyn pryderon yn uniongyrchol gan gleifion, teuluoedd neu chwythwyr chwiban. 
3. Mae gan AGIC Reolwyr Cydberthnasau a all ddod o hyd i wybodaeth sy'n peri pryder drwy eu gwaith gyda bwrdd iechyd, ymddiriedolaeth neu ddarparwr annibynnol. 

Mae'r adnoddau sydd ar gael i AGIC yn gyfyngedig, felly ni all bob amser ymgymryd ag arolygiad i gadarnhau a gymerwyd camau i ymdrin ag argymhellion a phryderon. At hynny, ni ddylai darparwyr dibynnu ar AGIC i ymgymryd ag arolygiad fel catalydd ar gyfer rhoi unrhyw gamau gweithredu ar waith. Cyfrifoldeb y rhai hynny sy'n darparu ac yn rheoli gofal iechyd yw sicrhau y caiff gwasanaethau eu darparu mewn ffordd ddiogel ac effeithiol. Mae AGIC wedi datblygu amrywiaeth o weithgareddau sy'n gweithredu fel ffordd o gael sicrwydd yr ymdriniwyd â materion, y cawsant eu datrys neu y cafodd camau gweithredu eu rhoi ar waith. Mae'r papur hwn yn nodi'r amrywiaeth o weithgareddau sydd ar gael i AGIC a'r amgylchiadau lle y byddai'n eu defnyddio. Caiff crynodeb lefel uchel o'n dull gweithredu ei gynnwys yn ein methodolegau arolygu cyffredinol ar gyfer sut mae AGIC yn arolygu'r GIG a gwasanaethau annibynnol. 

Bydd AGIC yn cymryd camau dilynol mewn perthynas â materion sy'n codi o arolygiadau a gwblhawyd mewn dwy ffordd allweddol: 

• Proses Flynyddol/Proses wedi'i Hamserlennu 

Mae AGIC yn gofyn yn rheolaidd i Fyrddau Iechyd roi diweddariad ar bob cynllun gweithredu sy'n weithredol o hyd. Mae Byrddau Iechyd yn endidau mawr ac mae hyn yn galluogi AGIC nid yn unig i gadarnhau pa gynnydd sydd wedi'i wneud mewn perthynas â chamau unigol, ond hefyd i asesu'r trefniadau sydd ar waith i sicrhau y caiff gwersi eu dysgu o unrhyw gamau a nodwyd ac na fyddant yn digwydd eto rywle arall yn y sefydliad (e.e. wardiau, unedau neu ysbytai eraill). Mae AGIC yn asesu pob ymateb sy'n dod i law ac yn cadarnhau a oes angen cyflawni gweithgaredd dilynol penodol. 

• Gweithgaredd yn dilyn pob arolygiad

Ar ôl cwblhau arolygiad a derbyn unrhyw gynllun gwella, bydd y rheolwr arolygu, neu'r unigolyn sy'n gyfrifol am arolygiad, adolygiad neu ymchwiliad, yn ystyried a yw'r cam gweithredu a gynigiwyd gan y darparwr gofal iechyd yn rhoi sicrwydd i AGIC. 

Pan na fydd cynllun gwella sydd wedi'i gwblhau yn rhoi digon o sicrwydd i AGIC, caiff ei ddychwelyd i'r darparwr gofal iechyd gan ofyn am ragor o fanylion. 

Ar ôl arolygiad, os na fydd cynllun gwella yn darparu digon o fanylion i roi sicrwydd i AGIC o hyd ôl tair ymgais, bydd AGIC yn uwchgyfeirio'r mater. 

Ar gyfer gwasanaethau'r GIG, gallai'r broses uwchgyfeirio hon gynnwys camau i'w gwneud yn ofynnol i Arweinwyr Gweithredol o'r gwasanaeth fynychu cyfarfod ag AGIC, ac, yn y pen draw, uwchgyfeirio'r mater i Brif Weithredwr GIG Cymru. Pan fydd bwrdd iechyd yn methu â rhoi digon o sicrwydd fod camau gwella yn cael eu cymryd, caiff ei gynnwys fel rhan o gyfraniad AGIC i gyfarfodydd Trefniadau Uwchgyfeirio ac Ymyrryd GIG Cymru gyda Llywodraeth Cymru a Swyddfa Archwilio Cymru.

Ar gyfer gwasanaethau annibynnol, bydd y broses uwchgyfeirio hon yn cynnwys cyfarfod gyda darparwr y gwasanaeth, ac yn y pen draw, canslo neu atal cofrestriad neu osod amodau arno.

Pan ystyrir bod cynllun gwella wedi'i gwblhau yn rhoi sicrwydd digonol, bydd y rheolwr arolygu yn ystyried pa gamau sydd eu hangen er mwyn cymryd camau dilynol mewn perthynas â'r materion a nodwyd yn ystod arolygiad. 

Bydd yr opsiynau ar gyfer gweithgarwch dilynol yn cynnwys, ymhlith eraill, y canlynol: 

• Nid oes angen gweithgarwch dilynol
• Gofyn am ddiweddariad ar hynt y cynllun gwella 
• Ymweliad galw heibio i gadarnhau pa gamau a roddwyd ar waith 
• Ymgymryd ag arolygiad â ffocws penodol ar y camau gweithredu gofynnol*
• Ymgymryd ag arolygiad llawn*
• Atgyfeirio at asiantaeth arall (e.e. Archwilio Cymru, Llais). 

Ceir rhagor o wybodaeth ategol am y rhesymeg dros bob dull gweithredu yn Nhabl 1 (Atodiad 1). 

*Mae dwy ffordd y gellir cynnal arolygiad â phwyslais penodol neu arolygiad llawn, yn dibynnu ar y prif feysydd ffocws. Gall hyn fod o fewn: 

• Yr un maes gwasanaeth a lleoliad â'r arolygiad gwreiddiol
• Maes gwasanaeth neu leoliad gwahanol i'r arolygiad gwreiddiol e.e. edrych ar faterion a godwyd yn ystod arolygiad o ward X ar ward Y er mwyn cadarnhau a gafodd y gwersi eu rhannu. 

• Adolygiadau Arbennig ac Adolygiadau Thematig 

Ar ôl cwblhau unrhyw adolygiad arbennig neu thematig, byddwn yn disgwyl i'r sefydliadau iechyd / rhanddeiliaid perthnasol gynhyrchu cynlluniau gwella. 

Fel rheol, gofynnwn am gynlluniau gwella wedi'u diweddaru 12 mis ar ôl i'r adroddiad gael ei gyhoeddi. Rydym yn mynd ar drywydd argymhellion penodol eraill o adolygiadau thematig mewn ffordd briodol ar gyfer y pwnc a'r math o argymhellion a wnawn, er enghraifft drwy ymgysylltu â rhanddeiliaid yn barhaus. 

    a. Pryderon y rhoddwyd gwybod amdanynt yn uniongyrchol i AGIC

Nid yw AGIC yn ymchwilio i amgylchiadau penodol triniaeth claf unigol neu bryderon a godwyd gan unigolion fel mater o drefn. Er nad yw ymchwilio i bryderon unigol fel mater o drefn yn rhan o'n rôl, rydym yn ystyried yr holl wybodaeth a dderbyniwn ac yn ei defnyddio i lywio unrhyw waith a wnawn yn y dyfodol: yn enwedig lle ceir patrwm o bryderon am ysbyty neu wasanaeth. 

Pan fyddwn yn derbyn pryderon, byddwn yn eu hasesu o ran risg. Byddwn yn ymateb i'r pryderon risg uchaf sy'n ymwneud â materion diogelwch cleifion o bwys o fewn 2 ddiwrnod gwaith. Fel rheol, mae'r pryderon sy'n cael eu hasesu ar y lefel hon yn cynnwys: 

• bygythiad cyfredol neu arfaethedig clir i ddiogelwch cleifion (er enghraifft pryder diogelu posibl yn ymwneud â chlaf sydd yn yr ysbyty/lleoliad ar y pryd) 
• honiadau o ymddygiad troseddol sy'n ei gwneud yn ofynnol i AGIC gysylltu â'r heddlu ar unwaith
• pryderon mewn perthynas â chleifion sydd wedi'u cadw o dan y Ddeddf Iechyd Meddwl

Fel arfer, bydd pryderon sy'n perthyn i'r categorïau uchod yn cael eu codi ar lefel uwch o fewn corff iechyd neu ddarparwr annibynnol ar unwaith er mwyn iddo allu gweithredu ac ymateb ar unwaith.

Yn gyffredinol, ymdrinnir â'r rhan fwyaf o'n pryderon drwy gyfeirio'r unigolyn at y sefydliad/corff perthnasol er mwyn iddo allu ymchwilio i'w bryder. Mae'n bosibl y bydd angen i ni ofyn am ragor o wybodaeth er mwyn gallu defnyddio'r wybodaeth a gasglwn yn fwy effeithiol. Er enghraifft, gall gwybodaeth am wardiau penodol, yn hytrach na phryder cyffredinol am ysbyty, ein helpu i sicrhau ffocws priodol i'n hymweliadau arolygu. 

Caiff ein holl bryderon eu cofnodi ar ein Cofnodion Sefydliadol ac mae Rheolwyr Cydberthnasau yn gyfrifol am sicrhau eu bod yn ymwybodol o'r pryderon a godwyd am eu sefydliad er mwyn llywio'r broses cynllunio flynyddol a'r cyfarfod Risg ac Uwchgyfeirio misol. 

     b. Gwybodaeth a gafwyd gan Reolwyr Cydberthnasau 

Mae gan AGIC Reolwyr Cydberthnasau ar gyfer pob bwrdd iechyd ac ar gyfer y sector annibynnol. Mae Rheolwyr Cydberthnasau yn cynnig pwynt cyswllt unigol i fwrdd iechyd/ymddiriedolaeth/darparwr annibynnol ag AGIC. Mae Rheolwyr Cydberthnasau yn mynychu cyfarfodydd byrddau iechyd, fel y Pwyllgor Ansawdd a Diogelwch/Diogelwch Cleifion i gael sicrwydd ynghylch sut mae'r bwrdd iechyd yn cael sicrwydd ei hun fod y gwasanaethau yn ddiogel ac effeithiol.

Mae Rheolwyr Cydberthnasau AGIC yn ymgysylltu'n rheolaidd â sefydliadau partner hefyd, er enghraifft Archwilio Cymru, Llais ac Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru er mwyn rhannu safbwyntiau a gwybodaeth am y bwrdd iechyd neu'r ymddiriedolaeth. 

Mae Rheolwyr Cydberthnasau AGIC yn mynychu cyfarfodydd llawn y bwrdd iechyd/ymddiriedolaeth bob blwyddyn i gyflwyno canfyddiadau adroddiad blynyddol AGIC. Mae hyn yn sicrhau y tynnir sylw'r Bwrdd yn uniongyrchol at unrhyw themâu neu dueddiadau a nodwyd yn ystod y flwyddyn. 

Mae'r Rheolwyr Cydberthnasau yn crynhoi pob thema a phryder am y bwrdd iechyd/ymddiriedolaeth y mae AGIC yn ymwybodol ohonynt o bob ffynhonnell (gan gynnwys o arolygiadau) bob mis ac yn bwydo hyn i Bwyllgor Risg ac Uwchgyfeirio AGIC. Maent hefyd yn crynhoi themâu a phryderon am y sefydliad, sy'n cyfrannu at farn AGIC o'r statws uwchgyfeirio ar gyfer y sefydliad cyn y cyfarfodydd Uwchgyfeirio ac Ymyrryd.

Bydd unrhyw weithgarwch dilynol arfaethedig yn cael ei ychwanegu at ‘gronfa ddata tracio’ AGIC. Cyn ymgymryd ag unrhyw weithgarwch, bydd AGIC yn asesu a ellir ei gyfiawnhau mewn perthynas â rhaglenni gwaith a risgiau hysbys eraill ledled Cymru. Bydd yr asesiad hwn yn digwydd mewn un o ddwy ffordd: 

• Os bydd gweithgarwch dilynol arfaethedig yn digwydd yn ystod y flwyddyn arolygu nesaf, caiff ei fudd ei asesu fel rhan o'r prosesau cynllunio ar gyfer y flwyddyn honno. Bydd Rheolwyr Cydberthnasau yn chwarae rôl wrth asesu'r blaenoriaethau perthynol ar gyfer rhaglenni gwaith ym mhob lleoliad gofal iechyd. 
• Caiff gweithgarwch dilynol arfaethedig ar gyfer yr un flwyddyn â'r arolygiad gwreiddiol ei awdurdodi gan Bwyllgor Risg ac Uwchgyfeirio AGIC. Bydd y Pwyllgor Risg ac Uwchgyfeirio yn ystyried y rhaglen ddilynol yn y flwyddyn bob mis, gan dderbyn gwybodaeth o gronfa ddata tracio AGIC ar weithgareddau a gynigir gan reolwyr arolygu. 

1) Mae'r canllawiau hyn yn nodi nifer o fathau cyffredin o weithgarwch. Ni fwriedir iddynt fod yn gwbl ragnodol. Mae AGIC yn cadw'r hawl i ymgymryd â gweithgareddau dilynol gwahanol lle yr ystyrir bod eu hangen.